Assistant(e) de Direction Exécutive (h/f/d)

À propos de cette offre

À PROPOS DE NOUS

VOS RESPONSABILITÉS

L'Assistant(e) de Direction Exécutive fournit un soutien proactif et de haute qualité au CFO et au CIO du Groupe, permettant à ces deux cadres de travailler efficacement et assurant une coordination fiable au quotidien de leurs bureaux. Ce poste relève de l'Assistant(e) Exécutif(ve) du CEO/CHRO, Responsable de la Communication du Groupe.

Le rôle combine l'assistance exécutive avec une responsabilité claire en gestion de bureau. En plus d'un soutien complexe pour les calendriers, la communication et les réunions, le titulaire du poste veille à ce que l'environnement de bureau partagé des cadres, les fournitures, l'équipement, les visiteurs et les services pratiques soient organisés professionnellement et disponibles en permanence.

Il s'agit d'un poste entièrement basé au bureau à Rotkreuz. La présence physique est une exigence essentielle car le poste sert de point de coordination sur site pour les cadres, employés, visiteurs et prestataires de services.

Gestion du Calendrier Exécutif & des Priorités

• Gérer les calendriers complexes des deux cadres, en priorisant les engagements et en coordonnant efficacement réunions, rendez-vous et déplacements.
• Anticiper les besoins, identifier tôt les conflits d'agenda et les résoudre de manière proactive.
• Maintenir une vue d'ensemble des échéances clés, engagements, réunions de gouvernance récurrentes et livrables.
• Protéger le temps de travail concentré et s'assurer que les deux cadres sont pleinement préparés pour les rendez-vous importants.

Communication, Correspondance & Coordination des Parties Prenantes

• Gérer et structurer les boîtes mail des cadres, filtrer les messages et mettre en évidence les sujets nécessitant attention ou action.
• Rédiger, éditer et formater la correspondance professionnelle, rapports, documents d'information et présentations.
• Gérer les appels téléphoniques et demandes de manière professionnelle et les diriger vers la personne appropriée.
• Agir en tant que point de contact de confiance pour les parties prenantes internes et externes et assurer un suivi en temps utile.
• Maintenir une stricte confidentialité et faire preuve de discernement dans le traitement des informations sensibles.

Gestion de Bureau & Opérations sur Site (Focus Principal)

• Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'espace bureau du siège du Groupe et servir de premier point de coordination sur site pour les questions pratiques de bureau.
• Coordonner les visiteurs, salles de réunion, accès, rafraîchissements et logistique sur site pour les réunions et ateliers exécutifs.
• Gérer les fournitures de bureau, consommables et équipements, y compris commandes, contrôle des stocks et remplacement ou réparation en temps utile.
• Coordonner avec la réception, la gestion des installations, le support informatique, le nettoyage et autres prestataires internes ou externes.
• Veiller à ce que les espaces de réunion et les zones de travail des cadres soient professionnels, organisés, fonctionnels et prêts à l'emploi.
• Organiser des événements internes, ateliers, déjeuners et arrangements liés au bureau, y compris invitations, salles, restauration et matériel.
• Maintenir les procédures pratiques de bureau, listes de contacts et informations sur les services, et identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité et de la qualité du service.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les services de messagerie, les signatures et la circulation des documents si nécessaire.

Soutien aux Réunions, Voyages & Administratif

• Préparer les ordres du jour, dossiers d'information, procès-verbaux, listes d'actions et documents de suivi pour les réunions.
• Préparer et coordonner les présentations et rapports pour les réunions exécutives et de gestion.
• Organiser les déplacements professionnels, hébergements et itinéraires associés, et soutenir l'administration des frais de voyage.
• Effectuer des recherches, collecter des informations et consolider les contributions des différentes parties prenantes selon les besoins.
• Maintenir un classement structuré et une gestion documentaire des dossiers exécutifs pertinents.
• Effectuer d'autres tâches assignées par le CFO et le CIO du Groupe.

VOTRE PROFIL

Qualifications & Expérience

• Formation commerciale, qualification en administration des affaires ou formation professionnelle comparable.
• Expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction, Assistant(e) de Gestion et/ou Responsable de Bureau, idéalement en soutien à des cadres supérieurs dans un environnement international.
• Expérience avérée dans la gestion de calendriers complexes, réunions, voyages et correspondance confidentielle des cadres.
• Solide expérience pratique en gestion de bureau, y compris coordination des installations, fournisseurs, logistique des réunions, fournitures et soutien aux visiteurs exécutifs.
• Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités sous pression.
• Compétences professionnelles en communication écrite et orale et attitude confiante orientée service.
• Maîtrise de l'anglais ; l'allemand est un atout.
• Grand sens de la discrétion, fiabilité, autonomie personnelle et conscience de la qualité.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365, en particulier Outlook, Teams, Word, PowerPoint et Excel.

Compétences & Aptitudes

• Gestion du calendrier exécutif et des boîtes mail
• Gestion de bureau et coordination des services sur site
• Organisation de réunions, voyages et événements
• Correspondance professionnelle et préparation de présentations
• Discrétion, fiabilité et confidentialité
• Orientation service et gestion des parties prenantes
• Résilience, responsabilité et conscience de la qualité
• Travail en équipe et prise d'initiative proactive
• Microsoft Outlook, Teams, Word et PowerPoint
• Microsoft Excel et gestion documentaire numérique

CE QUE NOUS OFFRONS

• Une entreprise familiale avec plus de 90 ans d'expérience, alliant tradition et esprit tourné vers l'avenir
• Liberté d'avoir un impact, avec l'autonomie de façonner votre rôle et de contribuer de manière significative
• Un environnement de travail international avec un réseau mondial, offrant diverses opportunités de croissance et de développement de carrière
• Un environnement de travail collaboratif mettant fortement l'accent sur le partenariat, la confiance et le succès partagé à tous les niveaux
• Horaires de travail flexibles
• Développement continu avec un budget annuel d'apprentissage garanti
• Accès à des technologies et outils de pointe
• Une caisse de pension d'entreprise
• Places de parking gratuites