Sekretär/in

Über den Job

Das International Space Science Institute (ISSI) in Bern sucht ab dem 1. Januar 2027 eine zuverlässige und serviceorientierte Sekretärin / einen zuverlässigen und serviceorientierten Sekretär (50 %) zur Verstärkung unseres kleinen und internationalen Teams.
Zu Ihren Aufgaben als Sekretär/in gehört die Betreuung eines breiten Spektrums administrativer und organisatorischer Tätigkeiten. Zu den Aufgaben zählen unter anderem:

• Empfang und Betreuung von Besuchern, Gästen und internationalen Wissenschaftlern

• Unterstützung bei der Berechnung und Abwicklung von Gastentschädigungen

• Organisation und Ordnung der Cafeteria und Gemeinschaftsräume

• Erfassung von Kreditorenrechnungen in Abacus

• Unterstützung bei Hotelreservierungen und Rechnungsprüfungen nach Bedarf

• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams und Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Bedarf

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV EFZ) oder eine gleichwertige Qualifikation

• Gute Organisationsfähigkeiten und eine strukturierte, detailorientierte Arbeitsweise

• Erfahrung im Umgang mit der Abacus Business Software ist von grossem Vorteil

• Deutsch als Muttersprache mit sehr guten Englischkenntnissen in Wort und Schrift; gute Französischkenntnisse sind von Vorteil

• Bewerber/innen sollten ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten besitzen und in der Lage sein, effektiv in einem kleinen, aber vielfältigen Team zu arbeiten

Es handelt sich um eine Anstellung nach schweizerischem Recht mit einem Pensum von bis zu 50 %, verhandelbar. Das Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung. Die Anstellungsbedingungen entsprechen denen der Universität Bern.
Interessierte Personen werden gebeten, ihre Bewerbung auf Englisch, inklusive Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, in einer einzigen PDF-Datei bis spätestens 15. November 2026 an Dominique Fuchs (dominique.fuchs(at)issibern.ch) zu senden. Wir bitten die Bewerber/innen, die Namen von Referenzen anzugeben, die vom ISSI zu einem späteren Zeitpunkt im Rekrutierungsprozess kontaktiert werden.