Programm-Management-Office-Assistenz 80 - 100%

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Die Zürcher Staatsanwaltschaft (STA.ZH) ist zuständig für die Verfolgung von Straftaten erwachsener Personen im Kanton Zürich. Sie beschäftigt rund 480 Mitarbeitende in acht Amtsstellen sowie der Oberstaatsanwaltschaft. Die Stabsabteilung in der Oberstaatsanwaltschaft erbringt Dienstleistungen für die gesamte Organisation in den Bereichen Finanzen & Controlling, Personal & Ausbildung, Infrastruktur & Logistik sowie der Digitalen Transformation. Die STA.ZH gestaltet den Schritt in die digitale Zukunft aktiv und hat dazu ein Digitalisierungsprogramm initiiert, das verschiedene Projekte umfasst.

Als Unterstützung suchen wir per 1. Juli 2024 oder nach Vereinbarung Sie als

Programm-Management-Office-Assistenz (80-100%)

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Programm-Management-Office-Assistenz (80-100%)

Das sind Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Programmleiters bei administrativen Aufgaben wie der Erstellung von HERMES-Lieferobjekten, Berichten, der Aktualisierung von Projektunterlagen und der Organisation von Meetings.
• Verwaltung von Projekt- und Ressourcenplänen sowie Aktualisierung von Projektstatusberichten.
• Verfolgung und Überwachung von Projektmeilensteinen und Fristen, um sicherzustellen, dass Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden.
• Unterstützung bei der Identifizierung und Lösung von Problemen im Projektverlauf sowie beim Risikomanagement.
• Verwaltung von Dokumenten, einschließlich der Versionierung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten für das Projektteam.
• Koordination von Kommunikationen und Meetings zwischen Projektbeteiligten sowie Protokollierung von Besprechungen und Entscheidungen.
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Projekte den Anforderungen und Erwartungen entsprechen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Materialien für Sitzungen des Programmausschusses sowie weiterer interner und externer Stakeholder.
• Je nach Eignung, Interesse und Kapazitäten Mitwirkung in (Teil-)Projekten des Programms.

Mit diesem Profil passen Sie zu uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, allenfalls Hochschulabschluss (Bachelor).
• Erfahrung in der Unterstützung von Projektmanagementaktivitäten oder im administrativen Bereich, idealerweise in einem PMO-Umfeld.
• Kenntnisse in der Anwendung von Projektmanagementmethoden und -tools wie HERMES, MS Project, Jira, Confluence, Planta oder ähnlichen Tools, hohe Affinität zu Digitalisierungsthemen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.
• Starke Kommunikations- und Teamfähigkeiten sowie die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern aus unterschiedlichen Disziplinen zusammenzuarbeiten.
• Analytische Fähigkeiten zur Bewertung von Projektinformationen und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Mass an Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details.
• Gute Kenntnisse der gängigen Bürosoftware wie M365 Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint).

Das erwartet Sie:

Als PMO-Assistenz (Projektmanagement-Office-Assistenz) spielen Sie eine wesentliche Rolle bei der Abwicklung des Digitalisierungsprogramms der Staatsanwaltschaft Zürich in spannenden und zukunftsweisenden Projekten an der Schnittstelle zur Strafverfolgung. Sie leisten einen wertvollen Beitrag bei der Unterstützung des Programmleiters und der effektiven Durchführung von Projekten. Sie stellen sicher, dass Programm und Projekte reibungslos ablaufen und die erforderlichen Ressourcen effizient genutzt werden. Mögliche Teilzeit-Pensen (80%), flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten sowie ein attraktiver Arbeitsplatz im neuen Polizei- und Justizzentrum in Zürich, nur wenige Minuten vom Bahnhof Hardbrücke entfernt, runden die Stelle ab. Die Stelle ist in derLohnklasse 13 eingereiht.