Sie werden 2-3 Führungskräfte unterstützen indem Sie alle administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des Tagesgeschäfts erledigen, und als Ansprechpartner für verschiedene interne und externe Interessengruppen fungieren. Darüber hinaus werden Sie eng mit der Assistentin des CEO zusammenarbeiten und sie bei Bedarf unterstützen.

Stellenbeschreibung

• Selbstständige Eerledigung aller administrative und organisatorische Aufgaben im Management Büro
• Planen und buchen von komplexen, internationalen, Reisen
• Spesenerfassung mittels vorhandenem Tool
• Terminkoordination und aktives Management mehrerer Kalender
• Organisation von mehrtätigen Management-Meetings, sowohl vor Ort wie auch extern
• Unterstützung & Koordination bei internen Projekten, inkl. Follow-ups und Berichterstattung an das Management
• Unterstützung und Stellvertretung der CEO-Assistentin bei Abwesenheit und je nach Bedarf
• Koordination von Besprechungen vor Ort, sowie Unterstützung bei der Organisation von Events
• Verfassen und Bearbeiten von Briefen, E-Mails und Dokumenten und Sicherstellung der Nachbereitung
• Begrüßung und Check-in von Kunden und anderen Gästen bei Sitzungen und Veranstaltungen
• Allgemeine administrative Unterstützung, je nach Bedarf

Profil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position und idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene Weiterbildung zur Eidg. dipl. Direktionsassistentin
• Sehr gute Englisch und Deutsch Kenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und ein Auge für Detail
• Fähigkeit auch in stressigen Situationen zu bewahren und Aufgaben zu priorisieren
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit DocuSign
• Bereit bei Bedarf (primär für Notfälle) auch am Abend oder Wochenende erreichbar zu bleiben
• Hohes Mass an Verschwiegenheit im Umgang mit höchst Vertraulichen Informationen und Unterlagen
• Belastbarkeit und rasche Auffassungsgabe

Das Angebot

Unser Kunde bietet ein Hybrides Arbeitsmodell mit einem Modernen Arbeitsplatz und Konkurrenzfähiger Vergütung. Bei Interesse freuen wir uns über Ihre Bewerbung.