Facility Coordinator (m/w/d/) 100%

Lokales Vertragsmanagement

• Unterstützung bei der Beschaffung von GFM-Lieferanten/Dienstleistungen
• Sicherstellung der Vertragserfüllung und Einhaltung der Standards

Stakeholder-Management

• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder bezüglich GFM-Themen

Finanzielle Leistung

• Unterstützung bei Finanzprozessen für korrekte und zeitgerechte Ausführung
• Kostensenkung und Verbesserung von Betriebsstandards

Standortbetrieb

Büroverwaltung:

• Überwachung der Büroabläufe
• Sauberkeit und Organisation des Büros
• Verwaltung Besprechungen
• Post- und Kurierverwaltung
• Einkauf und Lagerung von Büromaterial
• Raumplanung und Arbeitsplatzoptimierung
• Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Einarbeitung

Hausdienst/Gebäuderundgang

• Tägliche Kontrollen und Bereitstellen von Materialien
• Wartung von Wasserspendern, Servicepoints, Druckerstationen und Cafeterien
• Bereitstellung von Einrichtungen für Großsitzungen (z. B. Plenarsaal)
• Verwaltung des Büromaterial- und Möbellagers

Postdienst

• Abholung externer Post von der Poststelle und interne Verteilung
• Frankieren und Übergabe ausgehender Post an die Poststelle

Technische Instandhaltung

• Annahme von Reparaturmeldungen, Defekten und Reklamationen sowie Einleiten von Maßnahmen
• Weiterleitung von Reparaturmeldungen an Handwerker und Überwachung der Ausführung
• Überprüfung von Reklamationen und Ergreifen entsprechender Maßnahmen
• Durchführung von kleineren Reparaturen (z. B. Büroeinrichtungen, Türen, Wände)
• Koordination und Initialisierung von Wartungsarbeiten, Kontrollen und Services (Wasserspender, Kaffeemaschinen)
• Funktionstests in Sitzungszimmern (Beleuchtung) und Initiierung notwendiger Reparaturen
• Durchführung von Reinigungskontrollen, Dokumentation und Mangelbehebung
• Informationen an Gebäudenutzer über Arbeiten oder Einschränkungen

Reinigung und Konferenzraum-Services

• Kontrolle der Sauberkeit von Räumen
• Überwachung der Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit von Konferenzequipment (z. B. Stifte, Flipcharts)
• Bestuhlung, Vorbereitung und Rückbau von Konferenzräumen

Kaffee- und Getränkeversorgung sicherstellen:

• Bereitstellen und Kontrolle von Verbrauchsmaterialien
• Grundreinigung und tägliche Pflege der Kaffeemaschinen

Entsorgung

• Bereitstellung von Abfall- und Papiercontainern für die städtische Abfuhr
• Entsorgung nach Bedarf

Lieferanten- und Schnittstellenmanagement

• Ansprechpartner vor Ort für Lieferanten, Hauswart und Vermieter
• Schnittstelle für Mepha/Teva sowie externe Servicepartner
• Absetzen von Bestellungen gemäß definierten Bestellprozessen
• Lieferantenmanagement für alle enthaltenen Services

Instandhaltung der Infrastruktur

• Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Räumlichkeiten
• Abstimmung mit Vermieter/Technikern bei Bedarf

Gesundheit und Sicherheit

• Funktionierende Sicherheitsverfahren am Standort gewährleisten

Physische und betriebliche Sicherheit

• Lokaler Sicherheitstreuhänder in Abstimmung mit Facility Manager Schweiz

Meeting- & Eventmanagement

• Organisation von Firmenveranstaltungen, Meetings und Teambuilding
• Koordination der Logistik für Büroevents

GFM-Projektmanagement

• Unterstützung nach Bedarf, z. B. bei CAFM-Themen