Customer Service Specialist (Backoffice) (100 %)

About the job

Customer Service Specialist (Backoffice) (100 %) bei Graphax AG

Graphax AG mit Hauptsitz in Spreitenbach und neun Filialen in der Deutsch- und Westschweiz beschäftigt rund 190 Mitarbeitende. Aufgrund eines breiten Leistungsspektrums und dank unseres Teams von Experten gehören wir zu den führenden Anbietern innovativer Technologien in den Bereichen Enterprise Content Management, Printerpark-Bewirtschaftung und Komplettlösungen für den digitalen sowie papiergebundenen Dokumentenworkflow im B2B-Markt. Unsere Leistungen umfassen Gesamtpakete bestehend aus Beratung, Hard- und Softwarelösungen, Dienstleistungen sowie Service und Support.

Für die weiterhin dynamische Umsetzung unserer strategischen Ziele und zur Verstärkung suchen wir für unseren Hauptsitz in Spreitenbach eine motivierte und selbstständige Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die End-to-End-Auftragsabwicklung ab Bestellung bis zur Rechnungsstellung inklusive Prüfung auf Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit
• Sicherstellung und Koordination der termingerechten Abwicklung von Kundenlieferungen, Rücknahmen und Standortverschiebungen sowie der transparenten und adressatengerechten Kommunikation gegenüber Kunden und internen Stellen
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität durch sorgfältige Pflege, Aktualisierung und Ergänzung von kunden- und auftragsrelevanten Daten in den eingesetzten Systemen
• Verantwortung für das gesamte Vertrags- und Abrechnungsmanagement, einschliesslich der Pflege und Verwaltung aller Kunden- und Serviceverträge sowie der inhaltlich und terminlich korrekten Rechnungsstellung. Dies umfasst insbesondere die Gesamtverantwortung für das fristgerechte und korrekte Abrechnen der periodischen Miet- und Servicepauschalen sowie der Zählerstandsabrechnungen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Auftrags- und Abrechnungsabwicklung (z. B. Einholen fehlender Zählerstände)
• Aktive Betreuung der Kunden entlang der relevanten Abschnitte der Customer Journey mit dem Ziel, eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
• Situationsbezogene und bedarfsorientierte Kontaktaufnahme mit Kunden im Rahmen der laufenden Auftrags- und Vertragsabwicklung
• Bearbeitung von auftrags- und abrechnungsbezogenen Supportanfragen im Rahmen bestehender Kundenfälle sowie fachliche Beantwortung oder zielgerichtete Weiterleitung von Produkt- und Dienstleistungsanfragen
• Stufengerechte Eskalation von Abweichungen und Problemen sowie aktiver Beitrag zur Erreichung der definierten Serviceziele und Qualitätsstandards

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung (ca. 3–5 Jahre) im Kundendienst, Verkaufsinnendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Service- oder Operations-Funktion
• Erfahrung in der Auftrags-, Vertrags- oder Abwicklungsadministration in einem dienstleistungs- oder kundenorientierten Umfeld
• Verständnis für End-to-End-Prozesse sowie für die Bedeutung von Datenqualität und termingerechter Abwicklung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Outlook
  Erfahrung im Arbeiten mit ERP- und CRM-Systemen (z. B. Microsoft Dynamics, Navision oder vergleichbare Systeme)
• Affinität zu digitalen Prozessen und Systemen sowie Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten
• Offener Kommunikationsstil und hohe Kundenorientierung
• Selbstständig und zielorientiert, vernetztes analytisches Denken und Handeln
• Muttersprache Deutsch, gute Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil

Unser Angebot

• Eine vielseitige Rolle mit grossem Gestaltungsspielraum
• Moderne Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitsmodellen
• Attraktive Anstellungsbedingungen mit guten Sozialleistungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung
• Standort mit guter Verkehrsanbindung
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen Schweizer KMU

Haben wir Ihr Interesse geweckt und möchten Sie einen wertvollen Beitrag zum Erfolg eines führenden Unternehmens leisten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über unser Online-Bewerbungsportal. Bei Fragen zur Stelle wenden Sie sich an Pascal Schmitz, Head of Customer Service, Telefon: +41 58 551 15 14.