Secrétaire - assistante ou assistant de la Responsable des soins des blocs opératoires – 80%

About the job

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant  ici .

Le poste est rattaché à la Direction des Soins. La Direction des soins incarne l’autorité en matière de soins. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des soins au sein de l'établissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l’ensemble des activités des soins (infirmiers, infirmières et différents corps professionnels de santé). Pour remplir sa mission, elle s’appuie sur trois pôles d'expertises : qualité, durabilité et innovation digitale ; expertise clinique et pratiques professionnelles ; management et transformation

Description du poste

Dans le cadre de la création de la nouvelle Direction des blocs opératoires, vous assurez un soutien administratif essentiel à la Responsable des soins. Vous garantissez le bon fonctionnement du secrétariat en gérant l’agenda, la messagerie et les priorités avec autonomie, tout en préparant les dossiers stratégiques et les supports nécessaires à la prise de décision.

Vous coordonnez un large réseau d’interlocuteurs et interlocutrices internes et externes, organisez les réunions de haut niveau et rédigez des comptes rendus fiables et confidentiels. Vous assurez également le suivi administratif des collaboratrices et collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, en veillant à un accueil professionnel et attentif.

En tant qu’interface privilégiée de la direction, vous relayez les informations de manière claire, participez à certaines réunions et contribuez à maintenir une communication fluide au sein de l’organisation. Vous organisez les déplacements professionnels, soutenez l’organisation d’événements internes et veillez au respect des budgets.

Vous participez au suivi de projets transversaux, coordonnez les acteurs impliqués et assurez le traitement administratif et financier, notamment les notes de frais et la validation des factures. Enfin, vous garantissez la confidentialité des informations sensibles et savez réagir avec calme et efficacité face aux imprévus, tout en développant continuellement vos compétences pour accompagner cette nouvelle direction en pleine structuration.

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un diplôme ou d’un CFC employé ou employée de commerce ou une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction ou titre jugé équivalent

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans un secrétariat de direction.

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.

Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.

Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.

Vous avez un sens relationnel élevé.

Vous êtes proactive, force de proposition.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.

Informations supplémentaires

Le lieu de travail est au sein des blocs opératoires, cela implique de garantir la stérilité de l’environnement, par exemple de se changer pour porter la tenue du bloc opératoire chaque jour et à chaque sortie et entrée des blocs opératoires et de ne pas porter trop de bijoux, ni de faux ongles. Une cantine est à disposition avec du pain, du fromage et des yoghourts, toutefois sans proposer de plats chauds à l’intérieur du bloc, elle dispose également de plusieurs micro-ondes. 

• Entrée en fonction : À convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 80% 
• Classe de fonction : 12
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 17.04.2026
• Demande de renseignements : Mme A. Poncet, assistante de direction, tél. 022 372 61 22

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.