Cheffe ou Chef de secrétariat - 100%

About the job

Cheffe ou Chef de secrétariat - 100%

• Temps complet
• Type de contrat HUG: CDI
• Département: Département de réadaptation et gériatrie

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Comptant près de 1'400 collaborateurs et collaboratrices, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée et est composé de 6 services répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.

Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences gériatriques et aux soins intermédiaires de l'Hôpital des Trois-Chênes, des unités aigues dont certaines centrées sur les syndromes gériatriques, des unités de réadaptation gériatriques, musculosquelettique, cardiologique, neurologique et oncologique, et des unités de longs séjours. Il comprend également un service de soins palliatifs spécialisées, une unité de gériatrie communautaire, une unité de gériatrie de liaison et le Centre de la mémoire.

Description du poste

Rattaché ou rattachée à la Responsable des soins du département, vous assurez le bon fonctionnement opérationnel, administratif et organisationnel de l’activité. Véritable relais entre le ou la Responsable des soins et les différents services du département, autres départements et directions de l’institution, vous accompagnez le ou la Responsable des soins dans la gestion quotidienne, stratégique et humaine de son activité, tout en encadrant les équipes de secrétariat.

Vous gérez les priorités et apportez des solutions rapides et efficaces aux problématiques opérationnelles afin de garantir la continuité des activités. Dans une logique d’amélioration continue, vous identifiez, analysez et proposez des actions visant à optimiser les processus internes et à renforcer l’efficience globale. Vous assurez également un rôle de coordination en faisant le lien et facilitant la communication et la diffusion claire des décisions et des priorités.

Vous assistez le ou la Responsable des soins dans l’exercice de ses fonctions en prenant en charge les aspects opérationnels et organisationnels, afin de lui permettre de se concentrer sur les enjeux stratégiques. Partenaire de confiance, vous gérez avec loyauté, discrétion et confidentialité les dossiers sensibles et stratégiques. Vous anticipez les besoins, identifiez et signalez les problématiques ou opportunités majeures nécessitant son attention. Vous assurez également la gestion de l’agenda, la priorisation des réunions et l’organisation des engagements en fonction de leur importance. Enfin, vous collectez, triez, analysez et synthétisez les informations nécessaires à la prise de décision, en vous appuyant sur une connaissance approfondie des dossiers. Vous organisez et préparez les réunions, incluant l’élaboration des ordres du jour, l’envoi des convocations et la rédaction des procès-verbaux. Vous garantissez la qualité, la fiabilité et le respect des délais des traitements administratifs.

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes amenée ou amené à vous déplacer régulièrement sur les différents sites du département. Vous dirigez, animez et encadrez une équipe de secrétariat composée de plusieurs collaborateurs et collaboratrices réparties sur plusieurs sites. Vous organisez et coordonnez les activités des secrétariats afin de garantir la continuité et la qualité du service sur l’ensemble des sites. Vous veillez au maintien et au développement des compétences professionnelles des collaboratrices et collaborateurs, en favorisant la montée en compétences et l’harmonisation des pratiques. Vous assurez le recrutement du personnel administratif, ainsi que leur intégration, leur formation et leur encadrement au quotidien. Enfin, vous garantissez une transmission fluide de l’information et le bon fonctionnement d’un réseau de communication efficace.

Qualifications

Vous disposez au minimum d'un CFC d’employé ou employée de commerce complété par une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction, ou d’une formation en management. (CAS ou titre jugé équivalent)

Vous possédez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web requis) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traité des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.

Vous savez fédérer, encadrer et accompagner des équipes, favoriser un climat de confiance et de collaboration, et adapter votre posture aux différents interlocuteurs et interlocutrices. Votre sens de l’écoute, votre diplomatie et vos capacités de communication vous permettent de gérer des situations variées avec professionnalisme, tout en contribuant activement à la performance collective et à l’amélioration continue des pratiques. Vous avez le sens de la confidentialité.

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous possédez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 27.02.2026
• Demande de renseignement : Mme A. Poncet, assistante de direction, tél 022 372 61 22

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.