Fachperson Projektadministration und Geschäftsleitungsassistenz (m/w/d), 80–100%

About the job

Wir suchen eine engagierte und strukturiert arbeitende Persönlichkeit zur Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Projektteams.

Ihre Aufgaben

Geschäftsleitungsassistenz

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft

• Priorisierung und Vorfilterung von E-Mails

• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen (Kennzahlen, Varianten)

• Nachverfolgung von Pendenzen und Aufgaben

• Erstellung und Aufbereitung von KPI-Reports (monatlich/quartalsweise)

• Organisation, Koordination und Protokollierung von Sitzungen

• Unterstützung bei Strategie- und Jahresplanung

Allgemeine Administration

• Verantwortung für Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen

• Digitalisierung und Optimierung von Prozessen und Workflows

• Schnittstelle zur IT (Tools, Zugriffe, Support)

• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten

• Telefonzentrale und erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen

• Organisation von Postverkehr, Drucksachen und allgemeinen administrativen Aufgaben

• Unterstützung im HR-Bereich (Absenzenmanagement, Onboarding, Verträge, Schulungen)

• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Checklisten und internen Dokumenten

Projektadministration

• Administrative Unterstützung der Projektleitung und Bauleitung

• Erstellung und Abwicklung von Werkverträgen inkl. Offertanfragen und -vergleichen

• Termin- und Fristenkontrolle sowie Kostenüberwachung

• Führung von Rechnungsjournalen und Projektabrechnungen

• Koordination mit Behörden, Bauherren und externen Partnern

• Dokumentation von Projekten (inkl. Schlussdokumentationen)

• Organisation und Unterstützung bei Baueingaben und Projektunterlagen

• Pflege von Projektlisten und Reporting-Tools

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung in Administration, Assistenz oder Projektorganisation

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Hohe Organisationsfähigkeit und vernetztes Denken

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office

• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit

• Einblick in Geschäftsleitung und spannende Projekte im Holzbau

• Kollegiales Arbeitsumfeld in einem bodenständigen Unternehmen

• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

• Tolle Teamevents wie Skitag und Wandertag