Facilities Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

• Take ownership of the internal and external visitor experience, to ensure all interactions leave the customer with a positive, memorable experience 

• Liaising with building management/ security/ the building reception/ handyman

• Office access management (badges and ID passes) for staff members assisting with issuance of ID/access passes 

• Conducting weekly walks of the office and recording the findings to measure service level performance 

• Overseeing the daily supervision of the Soft Services vendors for cleaning, internal window cleaning, catering equipment and reception & meeting services 

• Raise quotes for Client approval and raise PO’s to JLL and SAP vendors for Above Baseline services 

• Upkeep and review of onsite Manuals, Handbooks, Guidance notes related to the JLL Soft Services  

• Monitoring stock levels of Stationary and Consumables used by Employees and placing orders with suppliers. 

• Assisting in setting up in house and external events as and when required. 

• On site trained Fire Marshaller and First Aider/ all health and safety procedures  

• Manage day to day incoming and outgoing mail  

• Be aware of basic procedures, courier suppliers and all external key contacts.

• Other tasks and duties as required. 

• Manage incoming calls

• Answer and manage Facility Tickets

• Book and prepare customer meeting rooms

• Distribute and manage Lunch Cards

• Distribute an pool car

• Mange a shuttle bus

• Order and manage access/driveway tickets

• Order kitchen supplies

• New Hires Day

• General reception tasks

• Open sliding walls at meeting rooms

• Distribute and manage locker,

• Organize the yearly maintenance and services

• Monitor the technical facilities

• Management of storage rooms 

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

Jones Lang LaSalle (JLL) ist, zusammen mit seinen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften, ein weltweit führendes Unternehmen für Immobilien- und Investment Management Dienstleistungen. Wir übernehmen die Verantwortung für den Schutz der, uns zur Verfügung gestellten, personenbezogenen Daten. Im Allgemeinen sind die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erfassen, für die Zwecke der Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess von JLL bestimmt. Wir sind bestrebt, Ihre personenbezogenen Daten mit einem angemessenen Sicherheitsniveau zu schützen und so lange aufzubewahren, wie wir sie aus legitimen geschäftlichen oder rechtlichen Gründen benötigen. Wir werden Ihre Daten anschließend sicher und geschützt löschen.

Mehr Informationen zur Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten finden Sie unter Candidate Privacy Statement .

Weitere Informationen finden Sie auf den länderspezifischen Karriereseiten.