Assistent/in des Staatssekretärs und des Stabs des Staatssekretariats 80%-100%

Am Puls der Schweizer Aussenpolitik gestalten Sie im Zentrum von Bern die internationalen Beziehungen mit. Als Assistent/in unterstützen Sie den Staatssekretär und das Team des Stabs des Staatssekretariats in administrativen und organisatorischen Belangen.

Assistent/in des Staatssekretärs und des Stabs des Staatssekretariats

• Arbeitet in sämtlichen Belangen und Zuständigkeiten des Stabs mit, wie:
• Sicherstellung des Kommunikations- und Informationsflusses (Telefon, Posteingang, elektronische und briefliche Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch, Anwendung und Aktualisierung Informatikmittel, Organisation von Videokonferenzen usw.).
• Koordination und Planung von hochrangigen Besuchen, Sitzungen, Anlässen und Dienstreisen.
• Planung und Führung der Agenda des Staatssekretärs (in Zusammenarbeit mit der Assistentin des Staatssekretärs).
• Zuständig für die elektronische Datenverwaltung
• Verantwortet Rechnungen und Zahlungsaufträge des Stabs (Kreditorenworkflow)
• Stellvertretung und Übernahme sämtlicher Aufgaben der Teamkollegin.

• Kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit KV-Abschluss, berufliche Erfahrung und Leistungsnachweis in ähnlichen Positionen; Weiterbildung Direktionsassistent/in von Vorteil.
• Ausgezeichneter Organisationssinn, Planungskompetenz und Koordinationsgeschick, Hilfsbereitschaft und Teamfähigkeit.
• Zuverlässigkeit und Diskretion, sehr hohe Flexibilität.
• Selbständigkeit, lösungs- und dienstleistungsorientiert.
• Stressresistenz sowie Durchsetzungs- und Einfühlungsvermögen; Fähigkeit, auch in hektischen Zeiten präzise und genau zu arbeiten.
• Ausgezeichnete Kenntnisse zweier Amtssprachen sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Aufgrund der Teamzusammensetzung sind ausgewiesene Französischkenntnisse besonders wichtig.
• Gute Kenntnisse der MS Office Programme.

Kontakt
Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Frau Rebekka Benesch, Chefin Stab Staatssekretariat, Tel. 058 480 18 27, gerne zur Verfügung.

Bewerbungsfrist: 17.06.2024
Stellenantritt: 01.09.2024 oder nach Vereinbarung
Stellenbefristung: keine

Information zum Arbeitgeber
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte. Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik. Die Staatssekretärin ist die erste Ansprechpartnerin des Bundesrats in aussenpolitischen Belangen.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik. Die Staatssekretärin ist die erste Ansprechpartnerin des Bundesrats in aussenpolitischen Belangen.