Office Manager:in am Quantum Center und dem Quantum Device Lab (m/w/d)

Wir suchen eine:n Office Manager:in zur Unterstützung des Quantum Centers der ETH Zürich sowie der Forschungsgruppe der Professur Wallraff (Quantum Device Lab) an der ETH Zürich.

In dieser abwechslungsreichen und vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Teams in administrativen und organisatorischen Belangen und tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf des wissenschaftlichen Alltags bei. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld und stehen dabei in enger Zusammenarbeit mit internen ETH-Abteilungen wie Finanzen & Controlling sowie Human Resources und externen Partnern  – und leisten damit einen wichtigen Beitrag zu effizienten Prozessen und einer professionellen Zusammenarbeit.

Der Stellenantritt ist per 1. Februar 2026 oder nach Vereinbarung. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Wir streben eine längerfristige Zusammenarbeit an.

• In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Administration des Quantum Centers  und stellen zusammen mit einer weiteren Assistentin den reibungslosen Ablauf der Forschungsgruppe der Professur Wallraff ( Quantum Device Lab ) sicher
• Bearbeitung von Bestellungen, Spesenabrechnungen, die Überwachung der Finanzen sowie die Unterstützung der Gruppenmitglieder
• Eigenständige Planung und Durchführung von Kolloquien, Seminare, Konferenzen, Workshops und anderen Veranstaltungen
• Aktualisieren die Website und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationsmaterialien wie Postern und Flyern
• Die Korrespondenz erfolgt in Deutsch und Englisch

• Sie verfügen über eine Ausbildung im administrativen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation und haben mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
• Sie besitzen gute Kenntnisse in Excel, haben ein gutes Zahlenverständnis und beherrschen die MS-Office-Programme sicher
• Eine präzise Arbeitsweise und ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich
• Sie arbeiten gerne in einem internationalen, wissenschaftsorientierten Umfeld
• Erfahrung in der effizienten Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ergänzen Ihr Profil

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Mitarbeit in einem engagierten und interdisziplinären Team
• Abwechslungsreiche und selbstständige Arbeit
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen
• Ein umfangreiches  Weiterbildungsangebot
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung, einschliesslich

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Diplomen und Arbeitszeugnissen

Bitte nutzen Sie ausschliesslich unser Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail oder auf dem Postweg können nicht berücksichtigt werden. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Francesca Bay - E-Mail E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .