Office Manager au département d’IA en mécanique et fabrication (h/f/d)

À propos de cette offre

Office Manager au département d’IA en mécanique et fabrication (h/f/d)

Le département d’Intelligence Artificielle en mécanique et fabrication fait partie de l’Institut de Production Virtuelle (IVP) et appartient au Département de Génie Mécanique et Génie des Procédés (D-MAVT) de l’ETH Zurich. Il offre un environnement de travail international, dynamique et exigeant.

En tant qu’Office Manager, vous soutenez de manière proactive le professeur et son équipe dans les affaires administratives et organisationnelles et assumez une fonction centrale de coordination dans le quotidien du département. Vous travaillez de manière autonome, gardez une vue d’ensemble même avec des tâches variées et contribuez de manière significative au bon déroulement des activités de l’équipe. Un poste varié vous attend, avec beaucoup de responsabilités personnelles et de marge de manœuvre. La prise de fonction est prévue pour le 1er janvier 2027 ou selon accord.

Description du poste

Gestion du personnel :

• Vous accompagnez les entrées et sorties et coordonnez les processus administratifs associés
• Vous conseillez le professeur et les collaborateurs sur diverses questions administratives liées au personnel et coordonnez les modifications du personnel
• Vous prenez également en charge les invités académiques, stagiaires et assistants dans les affaires administratives
• En matière de personnel, vous travaillez en étroite collaboration avec des partenaires internes et externes

Gestion financière :

• Vous gérez les moyens financiers et les budgets du département et gardez une vue d’ensemble des dépenses et projets en cours
• Vous coordonnez les factures et les notes de frais, gérez les aspects administratifs financiers des projets et rédigez les demandes d’achat
• De plus, vous coordonnez les commandes et livraisons (internationales)

Gestion des événements :

• Vous planifiez, organisez et coordonnez les conférences, ateliers et autres événements du département et soutenez leur bon déroulement

Profil

• Vous disposez d’une formation commerciale achevée ou d’une qualification comparable et idéalement d’une expérience dans le milieu universitaire
• Vous travaillez avec soin et de manière structurée, avez un sens aigu du détail et gardez une vue d’ensemble même dans des situations complexes
• Grâce à votre rapidité de compréhension et votre flexibilité, vous pouvez vous adapter rapidement à différentes tâches et exigences
• Vous aimez travailler en équipe et contribuez, grâce à vos compétences sociales développées et vos aptitudes communicatives, à une atmosphère de travail positive et collégiale. Vous identifiez rapidement les défis et les potentiels d’optimisation et vous impliquez activement dans la recherche de solutions
• Vous vous distinguez par une manière de travailler autonome, responsable et proactive ainsi qu’un haut degré d’engagement
• Vous maîtrisez l’allemand avec aisance et disposez d’excellentes connaissances en anglais. Comme la communication au département se fait principalement en anglais, vous vous sentez à l’aise dans un environnement international ; d’autres langues sont un atout
• Une expérience dans le domaine de la sécurité au travail est un avantage

Nous offrons

• Un poste à impact : devenez membre de l’ETH Zurich et d’un environnement académique international qui favorise votre développement professionnel et contribue, par la recherche et l’enseignement, au progrès sociétal
• Vous êtes intégré à la fois dans l’équipe du département et dans l’équipe administrative du département. Les échanges réguliers professionnels et personnels ainsi qu’une collaboration ouverte et soutenante vous offrent un réseau solide au quotidien
• Nous proposons des horaires flexibles qui, dans la mesure des exigences opérationnelles, permettent de concilier différentes nécessités personnelles et familiales
• L’ETH Zurich offre de nombreuses formations et possibilités de perfectionnement
• Avantages tels que abonnements transports publics et covoiturage, large offre sportive via ASVZ , garde d’enfants, etc.
• Prestations de prévoyance attractives via le régime de prévoyance PUBLICA

Travailler, enseigner et faire de la recherche à l’ETH Zurich

La diversité et la durabilité nous tiennent à cœur

Conformément à nos valeurs , l’ETH Zurich soutient une culture inclusive. Nous promouvons l’égalité des chances, valorisons la diversité et entretenons un environnement de travail et d’apprentissage où les droits et la dignité de tous les collaborateurs et étudiants sont respectés. Sur notre site web sur l’égalité des chances et la diversité , vous découvrirez comment nous assurons un environnement juste et ouvert où chacun peut se développer et s’épanouir. La durabilité est une valeur centrale pour nous – nous travaillons de manière cohérente à un avenir climatiquement neutre.

Curieux ? Nous aussi.

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature en ligne avec les documents suivants :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Certificats

Veuillez postuler exclusivement via le portail de candidature en ligne. Les candidatures par e-mail ou par courrier postal ne seront pas prises en compte.

Vous trouverez plus d’informations sur notre site web .

Pour toute question, Mme Martina Koch (tél. 044 632 45 16, martikoc@ethz.ch) et M. Dr Christian Roth (tél. 044 633 92 50, ccroth@ethz.ch) se tiennent volontiers à votre disposition (pas de documents de candidature).

Nous attirons votre attention sur le fait que la présélection est effectuée par les recruteurs responsables et non par intelligence artificielle.

Pour les services de recrutement, les CGV de l’ETH Zurich s’appliquent.

À propos de l’ETH Zurich

L’ETH Zurich est l’une des meilleures universités techniques et scientifiques du monde. Nous sommes reconnus pour notre enseignement d’excellence, notre recherche fondamentale pionnière et le transfert direct des nouvelles connaissances vers la société. Plus de 30 000 personnes issues de plus de 120 pays trouvent chez nous un environnement qui favorise la pensée autonome et un climat qui inspire l’excellence. Au cœur de l’Europe et connecté mondialement, nous développons ensemble des solutions aux défis globaux d’aujourd’hui et de demain.