Office Manager:in der Gruppe Molekulare Pflanzenzüchtung (m/w/d)

Die Gruppe Molekulare Pflanzenzüchtung der ETH Zürich entwickelt molekulare Methoden und Techniken, um die genetische Zusammensetzung komplexer Merkmale von Kulturpflanzen zu verstehen. Durch die Anwendung dieses Wissens in der Pflanzenzüchtung trägt sie zur Entwicklung neuer Sorten mit erwünschten Eigenschaften und zu einer nachhaltigen Land- und Ernährungswirtschaft bei.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie den Professor und agieren als erste Ansprechsperson für die Forschungsgruppe in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.

Personaladministration:

• Administrative Betreuung des gesamten Employee Lifecycles (Eintritt bis Austritt), Vertragsmanagement, Unterstützung der Vorgesetzten sowie Betreuung akademischer Gäste und Nachwuchsforschender

Finanzadministration:

• Fondsführung und -kontrolle, Rechnungs- und Spesenabwicklung sowie Unterstützung bei Finanzreports

Organisation & Koordination:

• Organisation von Sitzungen, Seminaren und Anlässen inkl. Einladungen und Protokollführung, Reise- und Gästekoordination sowie Sicherstellung des internen Informationsflusses

Reporting, Kommunikation & Web:

• Unterstützung beim Schreiben von wissenschaftlichen Berichten (z.B. Korrekturlesen) oder der Erstellung von Präsentationen
• Mitarbeit in der internen und externen Kommunikation sowie Pflege des Webauftrittes

Je nach Eignung und Erfahrung können zusätzliche Aufgaben übernommen und der Beschäftigungsgrad entsprechend angepasst werden, insbesondere in der Unterstützung der Lehre (z. B. Kursadministration oder technische Umsetzung von Online-Prüfungen), in der Wissenschaftskommunikation oder im Mentoring junger Talente.

• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und Zahlen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld
• Sie beherrschen die Microsoft 365 Suite (inkl. Teams) sicher und verfügen über eine hohe IT-Affinität
• Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Problemstellen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren
• Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
• Sie beherrschen Deutsch und Englisch stilsicher in Wort und Schrift

• Ihr Beruf mit Wirkung: Sie arbeiten in einer weltweit führenden Forschungsgruppe und einem internationalen, vernetzten Umfeld eng mit Studierenden und Forschenden zusammen und gestalten gemeinsam mit jungen, motivierten Menschen innovative Lösungen
• Ihr Beruf mit Entwicklung: Sie sind Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Ihr Beruf mit Flexibilität: Das Zusammenarbeiten mit Mitarbeitenden vor Ort ist Ihnen wichtig, nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Weitere Informationen über die Gruppe Molekulare Pflanzenzüchtung finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Bruno Studer, 044 632 01 57 oder E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .