Assistance de direction au Prorectorat Études & Enseignement (h/f/d)

St. Gallen

Infos sur l'emploi

Date de publication :24 septembre 2025
Taux d'activité :100%
Lieu de travail :St. Gallen

Résumé de l'emploi

Le Prorektorat Studium & Lehre gère le fonctionnement académique de l'Université de St.Gallen. Rejoignez une équipe dynamique au service des étudiants et enseignants.

Tâches

Gérer les réunions, la correspondance et la documentation administrative.
Assurer la gestion des bases de données et l'administration IT.
Collaborer avec les assistants de la direction et organiser des événements.

Compétences

Compétences linguistiques excellentes en allemand, anglais et français.
Capacité de communication claire et professionnelle.
Maîtrise des outils MS Office et expérience avec des outils IA.

Est-ce utile ?

Le Prorectorat Études & Enseignement est responsable du fonctionnement des études et du développement de l'enseignement à l'université. En tant que plus grand prorectorat de la HSG, il offre une grande variété de services aux étudiants et aux enseignants. Souhaitez-vous contribuer au succès d'une université de premier plan aux côtés des responsables de cette unité universitaire centrale dans une fonction de confiance ?

Vos tâches

Gestion des rendez-vous et des réunions, y compris la prise de procès-verbaux, l'accueil et l'information, le tri des demandes et le traitement du courrier, le traitement et la rédaction de documents et de lettres, la gestion des listes de processus, diverses tâches de secrétariat et d'administration
Gestion des documents et des bases de données
Administration informatique pour le Prorectorat
Participation à des projets
Collaboration avec les assistantes du recteur, du directeur administratif et du secrétaire général
Organisation d'événements pour le personnel

Votre profil

Excellentes compétences linguistiques en allemand (C2), en anglais (C1) et en français (B2)
Communication sans faute, sûre et adaptée au destinataire, combinée à une présentation assurée, une apparence soignée et une grande orientation vers l'intégration et le service client (excellence du service)
Fiabilité prononcée, précision, sens des responsabilités ainsi qu'une grande confiance et loyauté
Certificat professionnel d'assistant de direction ou diplôme de bachelor dans un domaine connexe ; idéalement une expérience en secrétariat de direction ou dans une fonction responsable avec service client et prise de procès-verbaux
Très bonnes connaissances des applications MS Office ainsi qu'une expérience pratique avec MS SharePoint et MS Teams ; des connaissances dans l'utilisation d'outils d'IA sont un avantage

Il est important que la personne corresponde humainement à l'environnement, où la confiance mutuelle et un traitement respectueux et valorisant à égalité sont primordiaux.

"Un lieu qui crée du savoir" - En tant que l'une des principales universités économiques d'Europe, l'Université de Saint-Gall (HSG) s'engage dans la formation de plus de 10 000 étudiants et offre, en tant que l'un des plus grands employeurs de la région, un environnement attractif et innovant à environ 3 500 collaborateurs dans la recherche, l'enseignement, la formation continue et l'administration."