Transformation d'une entreprise de services • Gsponer

À propos de cette offre

Notre cliente du secteur des logiciels a connu une croissance dynamique ces derniers mois et années. De nouvelles ressources ont été particulièrement mises en place dans les domaines du développement et de la gestion de projet. Parallèlement, des structures établies se sont heurtées à de nouvelles exigences. Afin d'apporter clarté et orientation, Gsponer accompagne Ethelred AG dans la réorientation professionnelle des processus, des rôles et du leadership. L'objectif est de combiner les facteurs de succès du passé avec une méthode de travail tournée vers l'avenir, afin de rendre la transformation de l'entreprise durable.

Ethelred AG est une fabricante de logiciels basée à Bâle. Depuis 1986, l'entreprise développe un logiciel de gestion du personnel particulier. Avec le produit e3, Ethelred fournit des organisations ayant des tâches complexes de gestion du personnel et de pointage du temps, telles que des hôpitaux, des corps de police ou de grandes entreprises avec des modèles de travail et de roulement spécifiques.

Le défi

L'entreprise a fortement grandi ces derniers mois et années en raison de la demande croissante. Les ressources ont été nettement renforcées, notamment dans les domaines du développement et de la gestion de projet. Alors que la méthode de travail interne s'est développée sur de nombreuses années et que l'équipe de longue date était rodée à tous les niveaux, la croissance récente pose de nouveaux défis à toute l'équipe. Des approches établies et des visions d'avenir s'opposent. Dans la phase actuelle, il s'agit d'établir une nouvelle forme de collaboration tournée vers l'avenir, sans affaiblir les précieuses expériences et bonnes pratiques bien rodées.

Notre approche

• Visualiser les processus vécus implicitement et les aligner avec les collaborateurs / propriétaires de processus concernés sur les nouvelles conditions
• Créer de la clarté dans l'organisation hiérarchique, ajuster la répartition des tâches et des rôles et établir des structures de leadership
• Permettre aux nouveaux chefs d'équipe d'acquérir les « bases du leadership » et les accompagner dans leur intégration à leur nouveau rôle via un mentorat
• Valider l'orientation stratégique et en déduire une forte « déclaration de raison d'être » pour la communication du changement

Notre démarche

Dans la première phase, l'équipe de Gsponer a défini avec la direction les conditions cadres de la transformation. Une analyse qualitative de la situation initiale était au centre. Sur cette base, l'orientation entrepreneuriale a été revue et légèrement ajustée dans un processus stratégique. Cette réorganisation stratégique constitue aujourd'hui la base de toute l'histoire du changement, qui est d'une importance centrale pour les collaboratrices et collaborateurs. Parallèlement, les experts en processus de Gsponer ont élaboré la cartographie des processus avec la direction.

Avec le « Future Day », la deuxième phase du processus de transformation a été lancée pour l'ensemble de l'entreprise. Lors d'une journée d'expérience animée par Gsponer, la direction a informé sur le processus de transformation et de changement à venir. Cette phase visait à porter les processus opérationnels au niveau supérieur et à établir une méthode de travail uniforme et efficace. Dans l'esprit d'un management du changement durable, les experts en processus de Gsponer ont travaillé en ateliers avec les équipes concernées. L'accent était mis sur l'examen de la solution de processus effective et l'uniformisation de la compréhension des approches au sein des équipes. Pour un soutien continu, un expert en processus était disponible pour les collaborateurs 1 à 2 jours par semaine pendant plusieurs mois.

Parallèlement, les cadres ont eu accès à la formation de chefs d'équipe Gsponer et ont ainsi renforcé les bases que chaque leader doit maîtriser. Ils sont soutenus par une mentor en leadership de Gsponer pour s'intégrer rapidement et efficacement dans leur nouveau rôle ou pour professionnaliser leur comportement de leadership. L'accompagnement se fait sous forme de sessions de sparring individuelles et en groupe et se poursuivra jusqu'à la fin de l'année pour soutenir le développement durable des compétences en leadership.

De plus, la gestion de projet a été professionnalisée afin d'augmenter l'efficacité dans les projets de mise en œuvre. Un manuel de projet interne a été élaboré conjointement comme outil au quotidien, et les collaborateurs ont été formés au sujet de la gestion de projet lors d'ateliers et entraînés avec des exemples pratiques.

Perspectives

Le domaine de la gestion de projet a été achevé avec succès. Le manuel de projet adapté à Ethelred AG est créé et l'entreprise sera pleinement introduite au sujet d'ici la fin de l'année. Une grande partie des processus définis conjointement au début du projet a également été conçue entre-temps.

Parallèlement, le sparring de changement se poursuit : les cadres sont toujours accompagnés et renforcés dans leur rôle jusqu'à la fin de l'année. Cela soutient spécifiquement l'ancrage durable des contenus élaborés ainsi que le développement de la culture de leadership.

Un point fort à venir est le Present Day en automne (anciennement Future Day). Cette journée commune sert à réfléchir, approfondir et ancrer davantage les thèmes élaborés dans le projet. En même temps, elle offre l'occasion de rendre visible la transformation réussie et de montrer ce qui a été accompli en équipe – un moment puissant pour célébrer le succès commun et regarder vers l'avenir.

Résultats

• L'orientation stratégique de l'entreprise a été affinée et validée conjointement. Sur cette base, une histoire de changement compréhensible et soutenable pour les collaborateurs a été formulée.
• Les processus commerciaux pertinents ont été identifiés à l'aide d'une cartographie des processus développée conjointement. Une grande partie de ces processus est désormais conçue et documentée – les processus restants sont actuellement finalisés de manière autonome par l'entreprise.
• La gestion de projet a été mise en place avec succès : un manuel complet est disponible et l'organisation est capable d'appliquer la méthodologie de gestion de projet au quotidien.
• Les chefs d'équipe ont été renforcés dans le « petit ABC du leadership » et assument de plus en plus de responsabilités dans leur domaine. L'accompagnement individuel par une mentor en leadership les soutient en outre dans leur rôle.
• Le processus de changement est largement soutenu, bien ancré dans l'organisation et renforcé par des sessions de sparring ciblées avec les cadres.
• Avec le Present Day à venir en automne, une nouvelle étape importante sera franchie : les progrès réalisés seront réfléchis, approfondis et célébrés – et la force du changement commun sera à nouveau prise conscience.