Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d)

Das Boeva Lab und die Statistical Machine Learning Group sind Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehören zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bieten ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie proaktiv die beiden Professorinnen und ihre Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.

Personalmanagement:

• Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen und Professorinnen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen
• Zudem betreuen Sie akademische Gäste

Finanzmanagement:

• Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschliesslich des Reportings

Events:

• Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Teamarbeit im Institut: 

• Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld
• Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
• Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Problemstellen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren
• Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
• Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Sie sind sowohl in Ihren Arbeitsgruppen (Professorinnen, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in dem Admin Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre
• Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen  wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des  ASVZ , Kinderbetreuung etc
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Maschinelles Lernen finden Sie auf unserer Webseite . Die Webseite der Gruppe von Professor Boeva finden Sie  hier  und die der Gruppe Professor Yang hier .

Für Auskünfte stehen Ihnen Frau Patricia Kilchhofer Tel. 044 632 65 24 oder E-Mail E-Mail schreiben und Frau Paulina Motyka Tel. 044 632 57 79 oder E-Mail E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .