Responsable de bureau

Intitulé du poste :

Type de contrat :

Type de temps :

Description du poste :

Nous recherchons un Responsable de bureau pour coordonner les Services Généraux au siège de Genève et soutenir occasionnellement le Responsable des Services Généraux dans des projets stratégiques.

Votre objectif principal sera de créer un environnement de travail agréable pour vos collègues, tout en gérant les relations avec les parties prenantes et en dirigeant à la fois les équipes internes et les prestataires externes.

En tant que Responsable de bureau, vous jouerez un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement et le développement du bureau. Les responsabilités incluent la supervision du personnel administratif et technique, la gestion des fournitures et des installations de bureau, la coordination des procédures de bureau, la gestion des rapports financiers, et l’assistance au Responsable Global des Services Généraux pour des projets locaux ou internationaux.

De plus, le poste nécessite des déplacements occasionnels, environ 3 voyages par an, chacun durant 2-3 jours.

Le candidat idéal sera organisé, proactif, capable de gérer efficacement plusieurs tâches, et aura de l’expérience en gestion budgétaire, en développement des relations avec les parties prenantes, ainsi qu’en gestion d’équipes directes et de prestataires externes.

Principales responsabilités

Responsabilités de gestion de bureau :

• Coordonner directement les membres de l’équipe interne ainsi que les entreprises partenaires fournissant des services externalisés.

• Superviser le personnel administratif et technique, en veillant à ce que leurs tâches soient alignées avec les objectifs organisationnels.

• Élaborer et gérer les budgets pour l’équipe interne et les prestataires externes, en assurant une allocation efficace des ressources et une maîtrise des coûts.

• Gérer les relations et les contrats avec les prestataires externes, y compris les fournisseurs de nettoyage, de sécurité et de fournitures.

• Assurer le bon fonctionnement des installations de bureau, y compris la maintenance et les fournitures.

• Coordonner les procédures de bureau pour améliorer l’efficacité et la productivité.

• Coordonner et garantir la conformité aux normes d’ergonomie et de sécurité au travail afin de maintenir un environnement de travail sûr.

• Superviser les protocoles de sécurité/sûreté du bureau et faciliter l’interaction avec l’OCIRT (Office of Critical Infrastructure and Resilience Team) pour renforcer la résilience et les mesures de sécurité du bureau.

• Développer et mettre en œuvre des politiques et procédures de bureau pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

• Agir en tant que point de contact pour les parties prenantes internes et externes, répondre à leurs besoins et maintenir des relations solides.

Responsabilités de gestion de projet :

• Assister le Responsable Global des Services Généraux dans des projets locaux et internationaux, y compris les aménagements et déménagements de bureaux.

• Fournir un soutien de secours au Responsable Global des Services Généraux sur diverses initiatives.

• Coordonner et superviser les projets liés au bureau visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et l’environnement de travail.

• Soutenir les projets et initiatives transversaux selon les besoins.

• Mettre en œuvre et gérer de nouveaux processus et systèmes de bureau.

• Gérer les calendriers de projet, les livrables et la communication avec les parties prenantes pour assurer la réussite des projets.

Profil

• Un diplôme de licence en administration des affaires, gestion ou domaine connexe est préféré.

• Minimum de 5 ans d’expérience en gestion des installations ou gestion de projets immobiliers.

• Expérience avérée dans la supervision d’opérations de bureau à grande échelle.

• Disponibilité pour des déplacements occasionnels, environ 3 voyages par an, chacun durant 2-3 jours.

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

• Excellentes capacités de communication orale et écrite en français et en anglais.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Capacité à gérer des informations sensibles avec confidentialité.

• Solides compétences en résolution de problèmes et grande attention aux détails.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

• Expérience démontrée en gestion de bureau et de projet.

• Compréhension des responsabilités, systèmes et procédures d’administration de bureau.

• Capacité à créer et suivre des budgets.

• Multitâche, agilité et résilience.

Si vous pensez que le poste ouvert vous convient, nous vous encourageons à postuler !

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