Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Das Institut für Theoretische Informatik gehört zum Departement Informatik (D-INFK) der ETH Zürich, einem der renommiertesten Informatik-Departemente weltweit. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n versierte:n Office Manager:in. 

In dieser Funktion entlasten Sie Professuren sowie deren Mitarbeitende in sämtlichen administrativen Angelegenheiten. Darüber hinaus wirken Sie aktiv an der Organisation der Lehre mit – insbesondere bei der Koordination unserer Vorlesungen mit einer grossen Zahl von Studierenden.

Die Position ist unbefristet und wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.

Zu Ihren Aufgaben gehören die folgenden Bereiche:

• Finanzen & Projekte: Budgetplanung, -führung und Abrechnung von Basis- und Projektfinanzierungen (Drittmittelfinanzierungen). Betreuung von Spesen, Kreditkarten sowie Kreditoren- und Debitorenwesen
• Personalwesen & Support: Ein- und Austritte der Mitarbeitenden der Forschungsgruppen, Beratung der Professuren und Teams in administrativen Fragen, Gästemanagement
• Lehre & Prüfungen: Organisation des Übungs- und Prüfungsbetriebs (z.B. Raumplanung, Material, Anstellungen von Hilfsassistierenden, Nachteilsausgleiche)
• Organisation & Events: Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung von Workshops und Konferenzen, Büro- und Verwaltungsaufgaben wie Beschaffungen, Urlaubsverwaltung, Einrichtungen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich und Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sie sind eine selbständige und dienstleistungsorientierte Person und haben eine präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Zahlen.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Sie haben sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sie haben Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld.

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt!
• Durch das grosse Spektrum an Aufgaben ist die Tätigkeit sehr abwechslungsreich und Sie arbeiten in einem gut aufgestellten und freundlichen Team.
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit für Teilzeitarbeit.
• Ihr Arbeitsort ist der Andreasturm direkt am Bahnhof Oerlikon in Zürich.
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen .

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Informatik finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Prof. B. Gärtner gerne per E-Mail  (E-Mail schreiben) zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .