SICPA HOLDING SA
Prilly
Administrative Assistenz
- 02 September 2026
- 100%
- Festanstellung
- Prilly
Job-Zusammenfassung
Für unsere Handelsabteilung suchen wir eine*n engagierte*n Administrative Assistant. Freuen Sie sich auf ein dynamisches Umfeld mit vielfältigen Aufgaben.
Aufgaben
- Verantwortlich für komplexe internationale Reisevorbereitungen.
- Koordination von Visa-Anträgen und Reisedokumenten.
- Organisation von Kundenbesuchen und nahtlosen Logistikabläufen.
Fähigkeiten
- Erforderlich sind Erfahrung im administrativen Bereich und Organisationstalent.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Dokumentenmanagement.
Ist das hilfreich?
Über den Job
Für unsere Vertriebsabteilung suchen wir eine hoch organisierte, proaktive und serviceorientierte:
Administrative Assistenz (Vollzeit, unbefristet)
AUFGABENBEREICH
- Verwaltung komplexer internationaler Reiseplanungen, Koordination von Reiserouten und Optimierung der Zeitpläne in Abstimmung mit den Terminkalendern der Kollegen
- Koordination von Visumanträgen und anderen reiserelevanten administrativen Anforderungen, Sicherstellung, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden
- Koordination von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten, Gewährleistung einer reibungslosen Logistik, einschließlich Agenden, Besprechungsräumen, Unterkünften, Transport und Restaurantreservierungen
- Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses vom Eintreffen bis zur Abreise
- Eigenständige Verwaltung von Kalendern, Koordination von Terminen, Priorisierung von Anfragen und Antizipation möglicher Konflikte
- Organisation interner und externer Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops
- Vorbereitung von Besprechungsagenden, Koordination der benötigten Materialien und Unterstützung bei Folgeaktionen
- Erstellung und Abrechnung von Reise- und Spesenberichten genau und termingerecht
- Bereitstellung der täglichen administrativen Unterstützung für mehrere Teams
- Verwaltung von Bestellanforderungen und Rechnungen
- Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten mit Microsoft Office-Tools
- Führung genauer Aufzeichnungen und Gewährleistung einer effektiven Dokumentenorganisation
