Assistant administratif

À propos de cette offre

Pour notre département commercial, nous recherchons une personne très organisée, proactive et orientée service :

Assistant administratif (temps plein, CDI)

RÔLE

• Gérer des déplacements internationaux complexes, coordonner les itinéraires et optimiser les plannings en fonction des agendas des collègues
• Coordonner les demandes de visa et autres formalités administratives liées aux voyages, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient préparés et soumis en temps voulu
• Coordonner les visites sur site pour les clients et prospects, en assurant une logistique sans faille, y compris les agendas, les salles de réunion, l’hébergement, le transport et les réservations de restaurants
• Garantir une expérience visiteur fluide et professionnelle de l’arrivée au départ
• Gérer les calendriers de manière autonome, coordonner les plannings, prioriser les demandes et anticiper les conflits potentiels
• Organiser les réunions internes et externes, les conférences téléphoniques et les ateliers
• Préparer les ordres du jour, coordonner les documents nécessaires et soutenir les actions de suivi
• Préparer et rapprocher les rapports de voyage et de frais avec précision et dans les délais
• Fournir un support administratif quotidien à plusieurs équipes
• Gérer les demandes d’achat et les factures
• Préparer des documents, présentations et rapports en utilisant les outils Microsoft Office
• Maintenir des dossiers précis et assurer une organisation efficace des documents