Finanzen & Controlling und Büroorganisation

Über den Job

Finanzen & Controlling und Büroorganisation

Bitte bewerben Sie sich bis zum 31. Oktober 2026.

Hintergrund des Projekts

Die Mission von ETH Space ist es, die Raumfahrtaktivitäten zu fördern, um die ETH Zürich als führende Universität in der Weltraumforschung, Erdbeobachtung, Bildung und Unternehmertum in Europa und darüber hinaus zu etablieren. ETH Space umfasst insgesamt fünf Einheiten: Bildung, Forschung, Unternehmertum, das ETH Swiss GeoLab und die Weltraummission LIFE.

ETH Space wird von Prof. Thomas Zurbuchen als Direktor und Prof. Richard Kornfeld als Geschäftsführer geleitet. Das Team besteht insgesamt aus etwa 35 Mitarbeitenden. Das Büro befindet sich im Stadtzentrum von Zürich, in einem der zentralen ETH-Gebäude.

Das Team und die Finanzen von ETH Space sind in den letzten Jahren erheblich gewachsen, und da ETH Space sich zu einem ETH-Zentrum entwickelt, suchen wir eine Person für Finanzen & Controlling und Büroorganisation.

Diese Stelle wird als befristete Anstellung für eine anfängliche Dauer von zwei Jahren angeboten, mit der Möglichkeit der Verlängerung. Der gewünschte Eintrittstermin ist so bald wie möglich.

Details finden Sie unter Home - ETH Zurich | Space sowie auf unserem LinkedIn-Kanal.

Stellenbeschreibung

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für Finanzen & internes Controlling sowie die Unterstützung des Büromanagements von ETH Space und spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung eines effizienten und reibungslosen Ablaufs der Organisationseinheit. Sie sorgen für die ordnungsgemässe Durchführung finanzieller und administrativer Prozesse, unterstützen das Führungsteam bei organisatorischen und operativen Angelegenheiten und fungieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder in Finanz- und Controlling-Angelegenheiten. Sie fördern transparente Arbeitsabläufe, eine verlässliche Administration und professionelle Unterstützung für die Einheit ETH Space.

Zu Ihren Aufgabenbereichen gehören insbesondere:

Finanzen & Controlling:

• Budgetkalkulationen (Jahresbudget und halbjährliche rollierende Prognosen)
• Projektfinanzen: von der Budgetierung und Ausgaben bis zu Finanzberichten
• Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mit komplexen Bestellstrukturen, einschließlich Angebotsvergleichen, Einhaltung von Exportkontrollen, Beschaffungsrichtlinien, Ausschreibungen und Vertragsvergaben
• Buchhaltung & internes Controlling von ETH Space
• Rechnungsprüfung und Zahlung
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden
• Abstimmung von Kreditkartenabrechnungen
• Leistungsbasierte Projektabrechnung (über SAP)
• Bearbeitung aller internen finanzbezogenen Anfragen der ETH Zürich

Unterstützung im Büromanagement:

• Administrative Unterstützung der ETH Space-Leitung
• Vorbereitung von Dokumenten und Berichten
• Verfolgung von Aufgaben und Projekten
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
• Unterstützung des Büromanagements bei der Organisation des täglichen Bürobetriebs
• Unterstützung bei der Personalrekrutierung (Stellenausschreibungen, Koordination der Bewerbungen)
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Diese Position bietet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit einem breiten Aufgabenspektrum an der Schnittstelle von Finanzen/Controlling und Büromanagement für ETH Space. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung einer professionellen Administration, transparenter Finanzprozesse und eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs innerhalb unserer Organisation. Dabei arbeiten Sie eng mit der Leitung, den Mitarbeitenden sowie internen und externen Kontakten zusammen und tragen wesentlich zum Erfolg von ETH Space bei.

Profil

• Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische oder administrative Berufsausbildung abgeschlossen; Weiterbildungen in Buchhaltung oder Controlling sowie Projekt- oder Büromanagement sind von Vorteil
• Erfahrung: Sie verfügen über mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung. Erfahrung im akademischen oder Forschungsumfeld ist von Vorteil (einschliesslich vorheriger Tätigkeit an der ETH Zürich)
• Technische Fähigkeiten:
  • Erfahrung mit SAP und sichere Anwendung dieser Systeme
  • Fortgeschrittene Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und Terminplanungstools
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (Französisch von Vorteil)
• Kompetenzen & Persönlichkeit
  • Strukturierte, analytische Arbeitsweise, Zahlenaffinität und Detailgenauigkeit
  • Selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten
  • Proaktive und verlässliche Persönlichkeit
  • Lösungsorientierte und serviceorientierte Arbeitsweise
  • Freude an der Arbeit mit komplexen Projektstrukturen
  • Starke soziale Kompetenzen und die Fähigkeit, Brücken zwischen Teams zu bauen

Darüber hinaus suchen wir jemanden, der die Motivation und den Antrieb besitzt, Arbeitsprozesse innerhalb des Führungsteams von ETH Space zu definieren und umzusetzen.

Wir bieten

• Die grosse und seltene Gelegenheit, die Abläufe und Finanzen eines bald entstehenden strategischen Zentrums der ETH Zürich mitzugestalten: ETH Space
• Ein dynamisches, interdisziplinäres und unternehmerisches Umfeld an einer der weltweit führenden technischen Universitäten
• Ein Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich.

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Wir schätzen Vielfalt und Nachhaltigkeit

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Chancengleichheit und Vielfalt , um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld schaffen, das jedem Wachstum und Entfaltung ermöglicht. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

Neugierig? Wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit folgenden Unterlagen:

• Ihren Lebenslauf
• Diplome und Arbeitszeugnisse
• Eine kurze Motivationsschrift, in der Sie Ihr Interesse an ETH Space und dieser Position darlegen
• Ein Video (max. 2 Minuten) über Sie und Ihre Motivation für diese Stelle.

Zum Video: Wir möchten Sie kennenlernen! Deshalb bitten wir Sie, ein kurzes Video bereitzustellen. Wir erwarten keine professionelle Produktion; die Nutzung Ihres Smartphones und Authentizität genügen. Bitte laden Sie das Video auf eine Plattform Ihrer Wahl hoch (Dropbox, YouTube, Vimeo, Google Drive etc.) und fügen Sie den Link in Ihr Motivationsschreiben ein.

Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen über das Online-Bewerbungsportal der ETH Zürich akzeptieren. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen zu ETH Space finden Sie auf unserer Website. Fragen zur Stelle richten Sie bitte an Dr. Nanja Strecker unter nanja.strecker@space.ethz.ch (keine Bewerbungen).

Wir weisen darauf hin, dass die Vorauswahl durch die zuständigen Recruiter erfolgt und nicht durch künstliche Intelligenz.

Für die Rekrutierungsdienstleistungen gelten die AGB der ETH Zürich .

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der weltweit führenden Universitäten mit Schwerpunkt auf Naturwissenschaften und Technik. Wir sind bekannt für unsere exzellente Ausbildung, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer neuen Wissens in die Gesellschaft. Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden an unserer Universität einen Ort, der unabhängiges Denken fördert und ein Umfeld bietet, das Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas gelegen, aber mit Verbindungen in die ganze Welt, arbeiten wir gemeinsam an Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.