ASAP - Junior Workplace Coordinator (m/w/d) 100%

Über den Job

Als Junior Workplace Coordinator unterstützen Sie das Workplace Services Team in Europa, MENA und New Markets administrativ und operativ, mit Schwerpunkt auf das Büro in Basel.

ASAP - Junior Workplace Coordinator (m/w/d) 100%

Für ein international tätiges biopharmazeutisches Unternehmen mit starker globaler Präsenz und Fokus auf die Entwicklung innovativer Medikamente suchen wir einen Junior Workplace Coordinator für das Büro in Basel.

Beschreibung

• Hauptaufgaben umfassen: Unterstützung der Administration und des täglichen Betriebs des Büros in Basel zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität
• Unterstützung des Senior Office Coordinators bei Facility-Operationen, Büroinstandhaltung und arbeitsplatzbezogenen Anforderungen
• Vertretung des Senior Office Coordinators bei Bedarf
• Überwachung der Bürobedingungen und Koordination von Wartungsarbeiten, einschließlich technischer Anforderungen wie HLK und Wasserversorgung
• Unterstützung bei Budgetverfolgung, administrativem Reporting und allgemeiner Bürokoordination
• Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistern zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Workplace Services
• Planung und Koordination von Büroräumen, Besprechungsräumen und Arbeitsplatzveranstaltungen
• Aufrechterhaltung einer einladenden, professionellen, sicheren und ordentlichen Büroumgebung für Mitarbeitende und Besucher
• Verwaltung und Aktualisierung der regionalen Workplace Services Intranetseite, um die Genauigkeit und Aktualität der Informationen sicherzustellen
• Unterstützung bei monatlichen EHS-Aktivitäten und Inspektionen, Dokumentation der Ergebnisse und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
• Überwachung der Arbeitsplatzbedingungen und proaktive Behebung von Wartungs- oder Betriebsproblemen

Profil

• Ein Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Büroverwaltung, Workplace Services, Facility-Koordination oder einer ähnlichen Supportfunktion
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
• Starke Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten mit professionellem und zugänglichem Auftreten
• Erfahrung in der Unterstützung von Büroabläufen, Arbeitsplatzaktivitäten und Mitarbeiterevents
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
• Starke Priorisierungskompetenz und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
• Erfahrung in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld
• Proaktive, selbstmotivierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Stellenangebot

• Eine 4,5-monatige befristete Anstellung in einem international renommierten biopharmazeutischen Unternehmen
• Die Möglichkeit, in einem multikulturellen und internationalen Umfeld zu arbeiten
• Eine abwechslungsreiche Rolle, die Büroverwaltung, Facility-Koordination und Mitarbeitererfahrung kombiniert
• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern