Mitarbeiter·in im Empfang | Unipôle

Ihre Hauptaufgaben sind folgende:

• Empfang und Orientierung der Nutzer·innen gemäß den geltenden institutionellen Richtlinien;
• Verwaltung der administrativen Abläufe der Konsultationen in Ihrem Bereich;
• Anwendung der geltenden Qualitätsrichtlinien und -verfahren;
• Aktive Beteiligung an den Aktivitäten des Empfangs- und Aufnahmebereichs;
• Schulung neuer Mitarbeiter·innen, Praktikant·innen, Auszubildenden unter Einhaltung der institutionellen Verfahren in Zusammenarbeit mit der Hierarchie;
• Sicherstellung eines guten Informationsaustauschs mit den Teammitgliedern zur Gewährleistung der Kontinuität der Aktivitäten;
• Aktive Teilnahme an administrativen Team- und interdisziplinären Kolloquien;
• Auf Anforderung der Hierarchie aktive Mitarbeit in Arbeitsgruppen im Zusammenhang mit organisatorischen Entwicklungen und/oder Infrastrukturprojekten;
• Erledigung administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit den institutionellen Verwaltungstools und entsprechend den Bedürfnissen des Standorts;
• Verwaltung der Patient·innenadministration gemäß den von der Institution definierten Verfahren und Richtlinien;
• Ausführung verschiedener Sekretariatsarbeiten, die zum Bereich gehören und für dessen reibungslosen Ablauf notwendig sind;
• Bearbeitung der eingehenden Post, Gewährleistung der ordnungsgemäßen Verteilung und eventueller Nachverfolgung;
• Sicherstellung der Bearbeitung und Nachverfolgung der dokumentationsbezogenen Aktivitäten des Bereichs;
• Filtern und Priorisieren von Informationen (E-Mails, Fax, Telefon, Post);
• Beschaffung/Bestellung: Verwaltung von Bestellungen für Büromaterial, institutionelle Dokumente und/oder IT;
• Mitwirkung an der Verbesserung und/oder Anpassung der Verwaltungswerkzeuge und -methoden in Zusammenarbeit mit der Hierarchie.

Ihre Stärken:

• Inhaber·in eines EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder einer als gleichwertig angesehenen Ausbildung. Erfahrung in einer Arztpraxis und/oder im Krankenhaus wäre von Vorteil;
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position;
• Sehr gute Kenntnisse der Office-Suite;
• Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind von Vorteil;
• Fähigkeit, die eigenen Grenzen zu erkennen und auszudrücken;
• Fähigkeit, Beziehungen zu anderen aufzubauen und ein Vertrauensklima zu schaffen;
• Fähigkeit zur Teamarbeit und interprofessionellen Zusammenarbeit;
• Prioritätensinn und Offenheit für Veränderungen.

Wir bieten:

• Ein dynamisches, modernes und menschliches Umfeld; 
• Eine abwechslungsreiche und bereichernde Tätigkeit;
• Ressourcen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen und Ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln.