Interne Kundenservice-Assistent(in)

Über den Job

Ihre Aufgabe

Als Interne Kundenservice-Assistent(in) spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Koordination der Anfragen der Tochtergesellschaften und der verschiedenen Einheiten der Gruppe. Als echter Vermittler sorgen Sie für die Nachverfolgung der Anfragen, den Informationsfluss und die notwendige administrative Unterstützung für das reibungslose Funktionieren der Aktivitäten.

Ihre Verantwortlichkeiten

Interner Kundenservice und Koordination

• Der bevorzugte Ansprechpartner für die Tochtergesellschaften sein;
• Interne Anfragen entgegennehmen, qualifizieren und bearbeiten;
• Tickets auf den verschiedenen genutzten Plattformen erstellen, verwalten und verfolgen;
• Die Akten verfolgen und den Austausch mit den verschiedenen internen Abteilungen koordinieren;
• Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten und die notwendigen Nachverfolgungen bis zur Lösung sicherstellen.

Administrative Unterstützung

• Telefonanrufe, E-Mails und Briefe der Tochtergesellschaften verwalten;
• Dokumente vorbereiten und verfolgen, die eine Validierung, Unterschrift oder Legalisierung erfordern;
• Empfang, Bearbeitung und Verteilung eingehender Informationen und Dokumente sicherstellen;
• Eine reibungslose Kommunikation zwischen den verschiedenen Einheiten der Gruppe gewährleisten.

Aktivitätenverfolgung und kommerzielle Unterstützung

• Die Nachverfolgungstabellen für Anfragen, Akten und laufende Geschäfte aktuell halten;
• Am administrativen Monitoring der Vertriebsstandorte teilnehmen;
• Die Qualität und Aktualisierung der Daten in den Verwaltungstools und dem CRM sicherstellen;
• Die Vertriebsteams bei der administrativen Nachverfolgung ihrer Aktivitäten unterstützen;
• An der Erstellung und Nachverfolgung von Dashboards und Leistungsindikatoren mitwirken;
• Zur zukünftigen Entwicklung der Reporting- und Business-Intelligence-(BI)-Tools beitragen.

Ihr Profil

• EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung;
• Erste Erfahrung in einer administrativen Funktion oder im Kundensupport von Vorteil;
• Ausgezeichnete Beherrschung von Französisch und Englisch, mündlich wie schriftlich;
• Deutschkenntnisse sind von Vorteil;
• Gute Kenntnisse der Microsoft Office-Tools und sicherer Umgang mit IT-Werkzeugen;
• Führerschein erforderlich.

Ihre Stärken

• Hohe Motivation und Lernbereitschaft;
• Dienstleistungsorientierung und Fokus auf internen Kunden;
• Ausgezeichnete Organisations- und Koordinationsfähigkeiten;
• Soziale Kompetenz und Teamgeist;
• Gewissenhaftigkeit, Eigenständigkeit und Proaktivität;
• Interesse daran, die Gesamtfunktion eines Unternehmens kennenzulernen und mit verschiedenen Fachbereichen zusammenzuarbeiten.