Geschäftsstellenleitung / Office Manager:in

Geschäftsstellenleitung / Office Manager:in 80%

Zur Führung unserer Geschäftsstelle und Administration in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld, das von einer starken Saisonalität geprägt ist, suchen wir eine engagierte, mitdenkende und selbständig agierende Persönlichkeit. In dieser zentralen Schnittstellenfunktion tragen Sie wesentlich zum Erfolg unserer in Zürich ansässigen Agentur mit langjähriger Kundschaft und freiberuflichen Dolmetscher:innen bei.

Aufgaben

Organisation und Koordination von Simultanübersetzungseinsätzen Erste Anlaufstelle für Kund:innen und Dolmetscher:innen Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen / Beratung, mündlich und schriftlich Administrative Abwicklung von Aufträgen (Offerten, Bestätigungen, Disposition, Koordination) Erfassung, Bearbeitung, Abgleichung und Kontrolle von Buchungen und Rechnungen Vertragswesen; Mitarbeit an Ausschreibungen Pflege und Aktualisierung unserer Datenbank Koordination von Lieferungen mit Technikpartnern Troubleshooting und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Profil

Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise im Dienstleistungssektor Ausgeprägte Kommunikationsfreude und Interesse an Sprachen Zahlenaffinität und ausgeprägte analytische Fähigkeiten Verhandlungsgeschick sowie die Fähigkeit, auch in hektischen Momenten den Überblick zu bewahren Sehr gute Deutsch- und gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift; Englisch Kenntnisse und weitere Sprachen von Vorteil Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und modernen Kommunikationsmitteln (MS Office, Bexio, Zoom) Dienstleistungsorientierung, Belastbarkeit, schnelle Auffassungsgabe sowie strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Freude am Austausch mit Kund:innen aus verschiedenen Branchen und Sektoren (institutionelle Kunden, internationale Organisationen, NGOs, politische Parteien, Verbände, Grossunternehmen)

Wir bieten

Ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden Umfeld Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum Attraktive Arbeitsbedingungen und flexible Gestaltungsmöglichkeiten Lohn: nach Vereinbarung

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme