Senior Scientist, Non-klinisches externes Studienmanagement

Wir suchen einen hochorganisierten, aufgabenorientierten Senior Scientist im Non-klinischen externen Studienmanagement zur Unterstützung des operativen Managements ausgelagerter nonklinischer Studien und Entwicklungsprogramme. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Freude daran hat, aus komplexen Informationen Struktur zu schaffen, digitale Systeme aufzubauen und zu pflegen sowie funktionale Teams bei der Abstimmung zu unterstützen.

Ein wissenschaftlicher Hintergrund und praktische Erfahrung im Tierlabor sind unerlässlich, um den Kontext dieser Rolle und die Dringlichkeit bestimmter nonklinischer Ergebnisse zu verstehen.

Diese Position konzentriert sich auf nonklinische Abläufe, Sitzungskoordination, Dokumentationsmanagement und Lieferantenunterstützung. Sie arbeiten eng mit dem leitenden Studienmanager, Studienmonitoren, Business-Development-Vertretern von Lieferanten und funktionalen Leitern zusammen. Eine zentrale Verantwortung dieser Rolle ist es, administrative und Koordinationsaufgaben von Studienmonitoren und funktionalen Leitern zu übernehmen, damit diese sich auf wissenschaftliche und strategische Aktivitäten konzentrieren können. Der ideale Kandidat ist warmherzig, verlässlich und hat Freude daran, effiziente, gut organisierte Prozesse zu schaffen.

Verantwortlichkeiten

Betrieb & Studienunterstützung

• Verwaltung des operativen Ablaufs: Vertragsbeschaffung Prüfung → rechtliche/funktionale Prüfung → Ausführung → Bestellanforderungserstellung in SAP → Lieferantenbenachrichtigung → SAP-Rechnungsfreigabe → Konsolidierung aller Dokumente in angepassten MS-Office-Tools.

• Strikte und vollständige Dokumentation pflegen. Unterstützung der täglichen Koordination externer nonklinischer Studien und Verbesserung der Gesamtzeitpläne von der Studienidee bis zum Abschluss.

• Studieninformationen konsolidieren, Zeitpläne und Dokumente stets aktuell halten.

• Globale Meetings organisieren und koordinieren, einschließlich Lieferantenauswahl und Abstimmungsgespräche.

• Proaktive Reduzierung der administrativen Arbeitsbelastung für Studienmonitore und funktionale Leiter.

Lieferanten- & Vertragskoordination

• Einholung von Lieferantenserviceangeboten, Vorbereitung von Angebotsbewertungen und Budgetvergleichen.

• Unterstützung bei Vertragsweiterleitung, Versionsverfolgung und Informationssammlung zu Angeboten.

• Kommunikation mit externen Lieferanten, einschließlich Gesprächen in Deutsch bei Bedarf.

• Konsolidierung von Qualifikations- und Serviceinformationen externer Lieferanten in SharePoint.

• Erstellung und Pflege von Lieferantenkonten in SAP.

• Unterstützung bei Aktivitäten des Drittanbieterrisikomanagements.

Digitale Werkzeuge & Workflow-Management

• Verwendung von Tools wie Microsoft SharePoint, MS-Excel-Dashboards, Power BI und angepassten Vorlagen zur Verbesserung der Informationssichtbarkeit und Workflow-Effizienz. Verstärkung der Compliance bei Bedarf.

• Beitrag zu kleinen Prozessverbesserungen in Dokumentation, Kommunikation und operativen Abläufen.

Administrative & Meeting-Unterstützung

• Planung globaler Meetings, Vorbereitung von Agenden und Dokumentation von Maßnahmenpunkten.

• Verfolgung von Studienmeilensteinen, Fristen und Folgeaktivitäten.

• Pflege interner Tracker und Sicherstellung klarer, organisierter Kommunikation im Team.

Umfang und Flexibilität

• Oben beschriebene Kernanforderungen gelten für die Rolle; Verantwortlichkeiten können jedoch basierend auf den spezifischen Stärken des Kandidaten und den sich entwickelnden Bedürfnissen des Teams angepasst werden, sofern sie mit unserem funktionalen Aufgabenbereich übereinstimmen.

Anforderungen

• Bachelor-Abschluss in einem naturwissenschaftlichen Fach (z. B. Life Sciences, Biologie, Chemie).

• Forschungserfahrung (insbesondere Arbeit mit Versuchstieren, Bachelorarbeit in Pharmakologie/Toxikologie oder wissenschaftliches Praktikum im Forschungslabor).

• MBA oder Erfahrung in Business-Operations ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.

• Stark ausgeprägte administrative und aufgabenorientierte Denkweise ist sehr erwünscht.

• Erfahrung im klinischen oder nonklinischen Studienmanagement ist ein Plus, aber nicht erforderlich.

• Erfahrung in einer nonklinischen Auftragsforschungsorganisation ist ein Plus, aber nicht erforderlich.

• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.

• Gut geeignet für akademische Forscher, die in das wissenschaftliche Studienmanagement wechseln.

• Starke Affinität für Abläufe, strukturierte Prozesse und aufgabenorientierte Arbeit.

• Fähigkeit, Stakeholder zu beeinflussen und konforme, vereinfachte Prozesse zu unterstützen.

• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben zu managen.

• Hohe Kompetenz im Umgang mit digitalen Werkzeugen (Excel, SharePoint, Teams).

• Deutschkenntnisse: C1 oder Muttersprache, insbesondere für Lieferanten- und Vertragskommunikation.

• Warmherzige, serviceorientierte Einstellung und Freude an der Unterstützung reibungsloser Teamabläufe.

• Erfahrung in Verwaltung, Koordination, Beschaffungsunterstützung, Forschungsbetrieb oder Projektassistenz ist von Vorteil.

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