Direktionsassistenz im Prorektorat Studium & Lehre (m/w/d)

Über den Job

Das Prorektorat Studium & Lehre ist verantwortlich für den Studienbetrieb und die Weiterentwicklung der Lehre an der Universität. Es umfasst als grösstes Prorektorat der HSG vielfältige Services für die Studierenden und die Dozierenden. Möchten Sie an der Seite der Leitungspersonen dieser zentralen universitären Einheit in vertrauensvoller Funktion zum Erfolg einer führenden Universität beitragen?

• Termin- und Sitzungs-Management inkl. Protokollführung, Empfang und Auskunft, Triage von Anfragen und Postverarbeitung, Verarbeitung und Verfassen von Dokumenten und Briefen, Führung von Prozesslisten, diverse Sekretariats- und Administrationsaufgaben
• Dokumente- und Datenbank-Management
• IT-Administration für das Prorektorat
• Mitarbeit bei Projekten
• Zusammenarbeit mit den Assistenzen des Rektors, des Verwaltungsdirektors und des Generalsekretärs
• Organisation von Personalanlässen

• Exzellente sprachliche Kompetenzen in Deutsch (C2), in Englisch (C1) und in Französisch (B2)
• Fehlerfreie, stilsichere und adressatengerechte Kommunikation, kombiniert mit sicherem Auftreten, gepflegtem Erscheinungsbild und hoher Integrations- und Kundenorientierung (Service Exzellenz)
• Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
• Fachausweis Direktionsassistenz oder abgeschlossenes Bachelor-Studium in einem verwandten Fachbereich; idealerweise Erfahrung im Direktionssekretariat oder in einer verantwortungsvollen Funktion mit Kundenbetreuung und Protokollführung
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in den MS Office-Applikationen sowie praktische Erfahrung mit MS SharePoint und MS Teams; Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools sind von Vorteil

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."