Rezeptionist / Verwaltungsmitarbeiter, 80 %, (m/w/d)

Unsere Abteilung Migration & Integration Westschweiz – eine Niederlassung von Caritas Schweiz in Freiburg mit rund hundert Mitarbeitenden – ist verantwortlich für die Begleitung und Integration von anerkannten Flüchtlingen im Kanton Freiburg. Im Auftrag des Kantons empfangen wir die Neuankömmlinge in unserem Heim in Matran, helfen ihnen, eine eigene Wohnung zu finden, gewähren persönliche und materielle Hilfe nach den Normen der Sozialhilfe und unterstützen sie bei den Schritten zur beruflichen und sozialen Integration. Zudem betreiben wir einen Gemeinschaftsdolmetscherdienst, der in mehreren Westschweizer Kantonen aktiv ist, sowie einen Beratungs- und Zuhördienst gegen Rassismus für die Bevölkerung des Kantons Freiburg.

Der Finanz- & Verwaltungsdienst besteht aus rund zwanzig Personen, die in drei Fachbereichen tätig sind. Die Verwaltung ist zuständig für die administrative und finanzielle Nachverfolgung sowie die Kontrolle der Flüchtlingsakten. Das Team ergänzt die Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter in allen administrativen Aspekten der Betreuung der Sozialhilfebezüger, einschließlich der finanziellen Überwachung der mit der Sozialhilfe verbundenen Konten. Es liefert auch die Statistiken zu seinen Tätigkeiten. Die Rezeption kümmert sich um den Empfang, die Telefonzentrale und die Post für die Abteilung. Schließlich werden auch die finanziellen Aspekte der Abteilung in diesem Dienst verwaltet.

Für unsere Hauptrezeption suchen wir eine/n multitaskingfähige/n Mitarbeiter/in mit ausgeprägtem Sinn für Empfang und Zuhören, Kommunikationsstärke und Sensibilität für Fragen im Bereich Asyl und Flüchtlinge.

• Empfang am Schalter sicherstellen und Telefon beantworten 
• Anfragen und eingehende Dokumente entgegennehmen, bearbeiten und weiterleiten 
• Informationen vollständig und präzise an die betreffenden Mitarbeitenden kommunizieren
• Unterstützung des Verwaltungsbereichs und des Wohnungsdienstes, insbesondere bei der Erfassung von Informationen in den Verwaltungsakten und der elektronischen Dokumentenverwaltung 
• Aufgaben im Zusammenhang mit dem Scannen übernehmen: Digitalisierung und Ablage der Akten 
• Verschiedene Sekretariatsaufgaben erledigen 
• In Zusammenarbeit mit der Ausbildungsleiterin den/die Lernende/n während der Zeit an der Rezeption begleiten und ausbilden 
• Bei der Integration neuer Rezeptionistinnen und Rezeptionisten mitwirken 

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder gleichwertige administrative Ausbildung 
• Beherrschung der französischen Sprache (mündlich und schriftlich) mit guten Schreibfähigkeiten sowie gute Kenntnisse in Englisch und Deutsch 
• Erfahrung im Empfang und im Umgang mit komplexen Situationen 
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Anforderungen gleichzeitig zu bewältigen 
• Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Tools 
• Kommunikationsstärke 
• Ausgezeichnete Arbeitsorganisation, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein 
• Interkulturelle und soziale Kompetenzen
• Kenntnisse im Asyl- und Flüchtlingsbereich von Vorteil