Administrative Assistenz (80-100 %, m/w/d)

Über den Job

Beschreibung

Die Administrative Assistenz erbringt administrative Dienstleistungen für ein Team von Anwälten im Tagesgeschäft.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Unterstützung eines Teams von Anwälten im Tagesgeschäft
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz und Erstellung von Dokumenten und Rechtsgutachten in Französisch und Englisch
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mandanten, Behörden, Gerichten und anderen Kanzleien in Französisch und Englisch
• Korrekturlesen von Dokumenten in Französisch und Englisch
• Mandate eröffnen, Zeit- und Kostenaufzeichnungen in Intapp führen
• Spesenabrechnungen in Chrome River vorbereiten
• Termine verwalten und Fristen überwachen
• Organisation von Meetings, Präsentationen, Seminaren, Firmenveranstaltungen und Geschäftsreisen
• Rechnungen an Mandanten versenden
• Überarbeitung von PowerPoint-Präsentationen, Dokumenten und Excel-Tabellen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, einschließlich E-Mails
• Verwaltung elektronischer Daten, Ablage und Archivierung von Dokumenten in iManage
• Kontakte verwalten und Stammdaten pflegen
• Pflege der Team-Mailinglisten
• Vorbereitung und administrative Unterstützung bei Publikationen

Fähigkeiten und Erfahrung:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura
• Fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgezeichnete IT-Kenntnisse, einschließlich sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen und SAP
• Sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige Arbeitsweise mit gut organisierter und detailorientierter Herangehensweise
• Schnelle Auffassungsgabe
• Starke serviceorientierte Einstellung mit kundenfokussiertem Ansatz
• Teamgeist
• Interesse an der Arbeit in einem globalen und dynamischen beruflichen Umfeld

Berichtet an: HR Assistant

Beschäftigungsart: Vor Ort

Entwicklungsrahmen: Business Support

Über uns

Bei Baker McKenzie sind wir anders in der Art, wie wir denken, arbeiten und uns verhalten. Mit unserem Team von 13.000 Personen, darunter über 6.500 lokal zugelassene Anwälte, in über 70 Büros weltweit, verfügen wir über eine leidenschaftlich kollaborative Gemeinschaft von 60 Nationalitäten und engagieren uns für erstklassige Karriereentwicklung für alle in jeder Position auf jeder Ebene. Baker McKenzie bietet Ihnen sowohl das kompromisslose Engagement für Exzellenz, das von einer Top-Kanzlei erwartet wird, als auch ein leidenschaftlich globales und wirklich kollaboratives Arbeitsumfeld.

Zusätzliche Informationen

Was Baker Ihnen bietet:

• Arbeiten in einem motivierten und kollegialen Team
• Moderner Arbeitsplatz in der Nähe von Lancy-Pont-Rouge
• Eine sehr vielfältige Rolle in einem internationalen Umfeld mit unternehmerischem Geist
• Tolle Büroveranstaltungen
• Fortschrittliche Arbeitsbedingungen und 5 Wochen Jahresurlaub

Baker McKenzie ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Vielfalt und Inklusion für alle ein. Unsere einzigartige internationale Kultur spiegelt sich in der Zusammenführung einer weltweiten Familie von Individuen aus verschiedenen Kulturen und Hintergründen in all unseren Büros wider. Wir ermutigen die besten Talente – unabhängig von Rasse, Religion oder Glauben, falls vorhanden, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Behinderung, sexueller Orientierung oder Alter – ihre beruflichen Ziele bei uns zu verwirklichen. Wir verpflichten uns, allen Bewerbern eine inklusive und barrierefreie Erfahrung zu gewährleisten.