Management & Operations Assistant

Über den Job

Management & Operations Assistant (50%)

Sede: Chiasso, Canton Ticino

Orario: Part-time orizzontale, con presenza quotidiana

Contratto: Tempo indeterminato (periodo di prova 3 mesi)

Entrata in servizio: Da concordare

Chi siamo

Siamo una PMI svizzera attiva nei servizi doganali e logistici internazionali. Operiamo in un contesto dinamico, esigente e in continua evoluzione, caratterizzato da forte orientamento all’innovazione, digitalizzazione dei processi e rapidità decisionale.

Cerchiamo persone concrete, autonome e orientate a semplificare il lavoro.

La missione del ruolo

Cerchiamo una persona di assoluta fiducia che supporti direttamente la Direzione nella gestione quotidiana di attività organizzative, operative e personali.

L’obiettivo del ruolo è semplice: alleggerire il carico operativo della Direzione, ridurre interruzioni inutili e garantire che molte attività quotidiane vengano gestite in autonomia, con precisione, velocità e capacità di anticipazione.

Non cerchiamo una persona che esegua soltanto compiti assegnati.

Cerchiamo una persona che sappia capire, organizzare, anticipare e risolvere.

Responsabilità principali

Supporto organizzativo e direzionale

- Gestione agenda, appuntamenti e coordinamento attività della Direzione

- Preparazione di bozze di lettere, comunicazioni e documentazione amministrativa

- Gestione di email operative e contatti con fornitori, consulenti e partner esterni

- Monitoraggio di scadenze, follow-up e attività ricorrenti

- Raccolta dati, verifica informazioni e preparazione di materiali a supporto di decisioni operative

- Organizzazione e gestione di archivi digitali e documentali

Supporto operativo e personale

- Gestione di commissioni, acquisti e incarichi delegati dalla Direzione

- Gestione di pratiche amministrative e personali affidate direttamente dalla Direzione

- Supporto alla Direzione in attività esterne e appuntamenti fuori sede

- Contatti operativi con broker assicurativi, fiduciarie e altri interlocutori esterni

- Disponibilità a spostamenti occasionali tra Svizzera e Nord Italia quando richiesto dal ruolo

Tecnologia e strumenti digitali

- Utilizzo autonomo di strumenti digitali aziendali, software gestionali e piattaforme documentali

- Esperienza concreta nell’utilizzo professionale di strumenti di Intelligenza Artificiale avanzata non limitata alla semplice redazione o traduzione di testi

- Familiarità con strumenti quali ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot o equivalenti per attività operative avanzate, automazione, organizzazione del lavoro, analisi, strutturazione di workflow o utilizzo di agenti AI

- Capacità di utilizzare tecnologia e automazione per lavorare in modo rapido, efficiente e con elevato grado di autonomia

- Forte predisposizione all’apprendimento continuo di nuovi strumenti digitali

Il profilo che cerchiamo

- Esperienza professionale in ruoli organizzativi, assistenza direzionale, office management o funzioni analoghe

- Elevata autonomia operativa e capacità di lavorare senza supervisione continua

- Mentalità pratica e forte capacità di organizzare contemporaneamente attività diverse

- Rapidità di esecuzione e capacità di adattarsi rapidamente a cambi di priorità

- Ottima padronanza della lingua italiana

- Buona capacità di gestire comunicazioni professionali in lingua inglese

- Patente B

- Assoluta discrezione, affidabilità e forte senso di responsabilità

- Ottima dimestichezza con strumenti digitali moderni e tecnologie AI (requisito indispensabile)

- Curiosità naturale verso innovazione, tecnologia e miglioramento continuo

- Personalità equilibrata, concreta, capace di lavorare con indipendenza e buon senso

Cosa NON cerchiamo

Questa posizione non è adatta a persone che preferiscono ruoli fortemente esecutivi, procedure rigide o necessitano di istruzioni continue per svolgere il proprio lavoro.

Non cerchiamo profili tradizionalmente impiegatizi o persone che attendono costantemente indicazioni operative prima di agire.

Cerchiamo autonomia, capacità di iniziativa e attitudine concreta alla risoluzione dei problemi.

Cosa offriamo

- Un ruolo di fiducia a stretto contatto con la Direzione

- Un ambiente di lavoro dinamico, moderno e orientato all’innovazione

- Possibilità di lavorare in un contesto che valorizza autonomia, efficienza e responsabilità personale

- Utilizzo quotidiano di strumenti digitali avanzati e processi altamente digitalizzati

- Part-time orizzontale con presenza quotidiana e coinvolgimento costante nelle attività aziendali

Candidatura

Saranno prese in considerazione esclusivamente candidature complete di CV aggiornato e lettera di presentazione personalizzata, trasmesse unicamente tramite il portale di pubblicazione.

Le candidature prive dei requisiti richiesti, incomplete o inviate attraverso canali differenti non verranno prese in considerazione.

Le candidature saranno gestite nel rispetto della normativa svizzera vigente in materia di protezione dei dati personali.