Teamassistent – Technik

Über den Job

Unternehmensbeschreibung

Willkommen bei Kanadevia Inova, einem globalen Innovationsführer im Bereich der Abfallinfrastruktur, wo wir an die Schaffung einer nachhaltigen Zukunft durch Technologie und Innovation glauben.

Verwandlung von Abfall in Wert

Bei Kanadevia Inova sind wir stolz darauf, an der Spitze der Waste-to-X-Technologie zu stehen. Wir sind nicht nur Abfallmanager; wir schaffen Wert aus dem, was Gemeinschaften wegwerfen. Ihre Rolle bei Kanadevia Inova trägt direkt dazu bei, etwas, das einst als nutzlos galt – Abfall – in etwas Unbezahlbares zu verwandeln: Energie, Wärme, Wasserstoff, Dünger und mehr.

Stellenbeschreibung

• Professionelle administrative und organisatorische Unterstützung der Technikabteilung, um einen effizienten Tagesbetrieb im Engineering Centre Zürich sicherzustellen.
• Koordination von Kalendern, Meetings, Workshops, Town Halls, Führungsevents, Besucherlogistik, Reisevorbereitungen, Interviews, Onboarding sowie Nachverfolgung von Abteilungsaktivitäten und Aufgaben.
• Vorbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten, KPIs, Dashboards, Sitzungsprotokollen, Newslettern, Organigrammen und Verwaltung der Kommunikationskanäle der Technik (Teams, SharePoint, Newsletter).
• Pflege von Dokumentenmanagementsystemen, Datenbanken, Verteilerlisten, Ablagestrukturen und Aufzeichnungen unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und DSGVO-Anforderungen.
• Unterstützung der Abteilungsabläufe einschließlich Onboarding, Koordination von Schulungen, Personalbestandsverfolgung, organisatorischen Updates, Anerkennungsprogrammen, Jubiläen, Teamevents und internen Kommunikationsinitiativen.
• Koordination der Büroverwaltung, einschließlich Besprechungsräumen, Büromaterial, Post- und Kurierdiensten, in Zusammenarbeit mit HR, IT, Facility Management, Finanzen, Einkauf und Unterstützung der Budgetverwaltung durch Bestellanforderungen, Rechnungen und Spesenabrechnungen.
• Fungieren als zentrale administrative Ansprechperson für die Technikabteilung, Förderung der Zusammenarbeit zwischen Teams, kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Unterstützung zusätzlicher Projekte und Initiativen nach Bedarf.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in administrativer oder Projektunterstützung, vorzugsweise in einer internationalen Matrixorganisation.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, unter Druck zu arbeiten und sich an wechselnde Anforderungen anzupassen.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Eigeninitiative zu ergreifen, Diskretion walten zu lassen, Probleme zu lösen und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.
• Hohe Detailgenauigkeit mit einer methodischen, präzisen und pragmatischen Arbeitsweise.
• Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse mit Erfahrung in Dokumenten- und Datenbankverwaltung.
• Fließend in Business-Englisch; Deutsch oder eine weitere Sprache ist von Vorteil.

Zusätzliche Informationen

Wir bieten
• Verantwortungsvolle Herausforderung mit abwechslungsreichem Tätigkeitsfeld
• Teamorientierte Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Unternehmen
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch die eigene Inova Academy
• Möglichkeit, Einblicke in verschiedene technische Disziplinen zu gewinnen
• Hervorragende Arbeitsbedingungen
• Attraktiver Arbeitsplatz (zentral, gute Verkehrsanbindung)
• Moderne Infrastruktur

Für Personalvermittlungen: Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen von Agenturen akzeptieren. Vielen Dank.