Rezeptionist & Administrative(r) Assistent(in)

Über den Job

Arbeitszeit: 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00

Ihre Rolle:
Als wahres Rückgrat des Empfangs und des reibungslosen Ablaufs im Büro gewährleisten Sie eine professionelle, herzliche und effiziente Präsenz und bieten gleichzeitig vielseitige administrative Unterstützung für die gesamte Organisation.

Verantwortlichkeiten:

Empfang & Kommunikation

• Professionelle Bearbeitung eingehender Telefonate und E-Mails.
• Freundlicher Empfang der Besucher und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.

Administrative & logistische Verwaltung

• Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand von Post, Paketen usw.
• Überwachung von Büromaterial, Parkausweisen usw.
• Koordination der Gebäudewartung und externer Dienstleister.
• Organisation von Meetings, Raumreservierungen und Reisekoordination.

Operative & Veranstaltungsunterstützung

• Unterstützung des Managementteams bei der Verwaltung vertraulicher Korrespondenz und der Koordination von Veranstaltungen.
• Organisation interner Aktivitäten (Konferenzen, Teambuilding usw.).
• Verfassen klarer und prägnanter Sitzungsprotokolle.

HR- & Rechtsunterstützung

• Mitarbeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender am Hauptsitz.
• Vorbereitung einfacher administrativer und rechtlicher Dokumente.
• Überwachung der Einhaltung interner Verfahren und gesetzlicher Vorschriften.

Schlüsselkompetenzen

• Soziale Kompetenzen: Empfangskompetenz, aktives Zuhören, Diplomatie, Diskretion.
• Organisatorische Fähigkeiten: Genauigkeit, Pünktlichkeit, Prioritäten- und Unvorhergesehenenmanagement.
• Sprachkenntnisse: Beherrschung von Französisch, Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). Italienisch ist von Vorteil.
• Technische Fähigkeiten: Gute Kenntnisse der Bürosoftware (Word, Excel, Outlook).

Leistungsindikatoren

• Qualität des Empfangs: Zufriedenheit der Besucher und Ansprechpartner.
• Administrative Effizienz: Einhaltung von Fristen und Zuverlässigkeit der Ergebnisse.
• Vielseitigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig ruhig und methodisch zu bewältigen.