Büroadministrator

Über den Job

STELLENBESCHREIBUNG – BÜROADMINISTRATOR

Standort: Zürich

Abteilung: Ticketmaster Zentralmarkt Europa, Schweiz

Vorgesetzter: Geschäftsführer, Schweiz

Vertragsbedingungen: 80-100 %, Vollzeit 42,5 Stunden pro Woche

DIE STELLE

Sie sind das organisatorische Rückgrat von Ticketmaster Schweiz und führen unser Büro in Dübendorf auf hohem Niveau. Sie halten die administrativen Abläufe des Marktes am Laufen, unterstützen Finanzen, Personalwesen und Kundenservice und sind verantwortlich für unser Experience Management, VIP-Gäste, Lounges, Freikarten und Einladungen.

Darüber hinaus behalten Sie Kalender, Meetings und Fristen im Blick und leisten administrative Unterstützung für den Geschäftsführer.

IHRE AUFGABEN

Büroorganisation

• Führen des Büros auf hohem Niveau, Versorgung, Post, Schlüssel/Schlüsselkarte, Parkplätze und Poolfahrzeug, Besucherempfang.
• Kommunikation mit dem Vermieter und externen Dienstleistern, Überwachung von Facility-Themen sowie Arbeitssicherheit.
• Pflege von Büro-Richtlinien, internen Handbüchern und Prozessdokumentationen.
• Organisation von Teamevents und Pflege der Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht des Teams.

Teamunterstützung

• Unterstützung der Personalverwaltung, On-/Offboarding, Personalakten, Koordination mit Versicherungs- und Lohnabrechnungspartnern in Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Operations-Team.
• Unterstützung der Finanzabteilung bei vorbereitender Buchhaltung, Unterstützung bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen und Zahlungsnachverfolgung.
• Vertrags- und Lieferantenmanagement, Fristen, Ablage und Koordination mit externen Dienstleistern.
• Pflege des wöchentlichen Veranstaltungsüberblicks, damit alle Funktionen vorausplanen können.
• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und bereichsübergreifender Koordination.
• Ad-hoc-Aufgaben und Projekte nach Bedarf.

Experience Management

• Betreuung von VIP-Gästen, Lounges und Hospitality bei Konzerten, Festivals und Sportveranstaltungen.
• Verwaltung von Freikarten, Einladungen und Gästelisten für Kunden und Partner.
• Koordination der Hospitality-Logistik mit Veranstaltern und Locations.
• Organisation interner Anlässe (z. B. Mitarbeiterevents und Anerkennungen).

Administrative Unterstützung & Koordination

• Verwaltung des Kalenders und Posteingangs des Geschäftsführers, Priorisierung und vorausschauende Terminplanung.
• Vorbereitung von Meetings, Briefings und Präsentationen (Management-Team-Meetings, Town Halls), Protokollführung und Nachverfolgung.
• Verfolgung offener Aufgaben, Entscheidungen und Fristen sowie proaktive Nachverfolgung.
• Planung und Buchung von Reisen sowie Abrechnung von Spesen für das Team und den Geschäftsführer.
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, vertrauliche Angelegenheiten werden diskret behandelt.

WAS SIE MITBRINGEN SOLLTEN (TECHNISCHE FÄHIGKEITEN)

• Erfahrung als Büroleiter, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle.
• Ausgezeichnete Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, ruhig und strukturiert bei mehreren Anforderungen.
• Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Outlook und MS Office.
• Fließend Deutsch und Englisch; Französisch ist von Vorteil.
• Affinität für Live-Unterhaltung und Gastgeberrolle, Bereitschaft zur Teilnahme an ausgewählten Abend- und Wochenendveranstaltungen.
• Proaktive, anpackende und serviceorientierte Persönlichkeit.

SIE (SOFT SKILLS)

• Sie sind eine hoch organisierte, proaktive und verlässliche Fachkraft, die gerne die vertrauenswürdige Ansprechperson in einem schnelllebigen Umfeld ist.
• Sie antizipieren Bedürfnisse, bringen Struktur in komplexe Prioritäten und verfolgen diese zuverlässig, auch wenn mehrere Beteiligte und Fristen um Aufmerksamkeit konkurrieren.
• Sie kommunizieren selbstbewusst, herzlich und taktvoll auf allen Ebenen – von der Geschäftsleitung und externen Partnern bis zu Kollegen im gesamten Unternehmen.
• Sie gehen mit vertraulichen Informationen mit gesundem Urteilsvermögen, absoluter Diskretion und starkem Verantwortungsbewusstsein um.
• Sie sind serviceorientiert und schaffen auf natürliche Weise positive Erlebnisse für Kollegen, Kunden und VIP-Gäste mit einem echten Auge fürs Detail.
• Sie bleiben unter Druck ruhig, flexibel und lösungsorientiert, insbesondere bei Veranstaltungen und wechselnden Zeitplänen.
• Sie arbeiten gerne selbstständig und sind gleichzeitig ein kooperativer, anpackender Teamplayer, der gerne einspringt, wo Unterstützung benötigt wird.
• Sie sind stolz darauf, eine effiziente, einladende und gut geführte Büroumgebung zu schaffen.
• Sie haben eine Affinität für Live-Unterhaltung und freuen sich, zu unvergesslichen Erlebnissen für Fans, Partner und das Team beizutragen.

LEBEN BEI TICKETMASTER

Wir sind stolz darauf, Teil von Live Nation Entertainment zu sein, dem weltweit grössten Live-Unterhaltungsunternehmen.

Unsere Vision bei Ticketmaster ist es, Menschen weltweit mit den Live-Events zu verbinden, die sie lieben. Als grösster Ticketmarktplatz der Welt und führender globaler Anbieter von Unternehmenswerkzeugen und -dienstleistungen für die Live-Unterhaltungsbranche sind wir einzigartig positioniert, um diese Vision erfolgreich umzusetzen. 

Wir tun dies mit einer intensiven Leidenschaft für Live-Events und einer inspirierenden und vielfältigen Kultur, die von zugänglichen Führungskräften, aufmerksamen Managern und begeisterten Teams geprägt ist. Wenn Sie wie wir eine Leidenschaft für Live-Unterhaltung haben und in einem Unternehmen arbeiten möchten, das Millionen von Fans dabei unterstützt, diese zu erleben, möchten wir von Ihnen hören.

Unsere Arbeit wird von unseren Werten geleitet:

Zuverlässigkeit – Wir verstehen, dass Fans und Kunden auf uns zählen, um ihre Live-Event-Erlebnisse zu ermöglichen, und wir zählen aufeinander, um dies zu verwirklichen.

Teamarbeit – Wir glauben, dass individuelle Erfolge im Vergleich zum Erfolg eines Teams verblassen.

Integrität – Wir verpflichten uns zu den höchsten moralischen und ethischen Standards im Namen der zahlreichen Partner und Interessengruppen, die wir vertreten.

Zugehörigkeit – Wir setzen uns für den Aufbau einer Kultur ein, in der alle Menschen authentisch sein können, eine gleichberechtigte Stimme haben und Chancen zum Gedeihen erhalten.

GLEICHE CHANCEN

Wir sind leidenschaftlich und engagiert für unsere Mitarbeitenden und gehen über die Rhetorik von Vielfalt und Inklusion hinaus. Sie werden in einem inklusiven Umfeld arbeiten und ermutigt, Ihr ganzes Selbst zur Arbeit zu bringen. Wir werden alles tun, um Ihnen zu helfen, Arbeit und Privatleben erfolgreich zu vereinbaren. Als wachsendes Unternehmen fördern wir Ihre beruflichen und persönlichen Ziele, neue Erfahrungen zu sammeln und von den talentierten Menschen, mit denen Sie arbeiten, zu lernen. Für uns zählt Talent, und wir ermutigen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung oder Fürsorgeverpflichtungen.

EINSTELLUNGSPRAXIS

Die vorstehende Stellenbeschreibung wurde entworfen, um die allgemeine Art und das Niveau der Arbeit anzugeben, die von Mitarbeitenden in dieser Einstufung ausgeführt wird. Sie ist nicht als vollständiges Verzeichnis aller Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen gedacht oder auszulegen, die von Mitarbeitenden in dieser Position verlangt werden.

Die Rekrutierungspolitik von Ticketmaster zielt darauf ab, die bestqualifizierten Personen zeitnah und effizient einzustellen. Ticketmaster nutzt alle verfügbaren Wege, einschließlich interner Beförderungen, Mitarbeiterempfehlungen, externe Werbung, Arbeitsvermittlungen, Internet-Rekrutierung, Jobmessen, Hochschulrekrutierung und Suchfirmen. Ticketmaster kann künstliche Intelligenz (KI) zur Unterstützung bei der Bewerberauswahl und -bewertung einsetzen. Alle Einstellungsentscheidungen werden von Menschen überprüft.

#TMSchweiz

Live Nation Entertainment wird niemals Zahlungen oder den Kauf von Ausrüstung im Rahmen des Einstellungsprozesses verlangen. Recruiter kontaktieren Kandidaten nur von offiziellen Live Nation- oder verbundenen Marken-E-Mail-Domains.