Projektmanager Management Support MENA (JR2183)

• Zusammenarbeit mit Regionalmanagern und Übernahme spezifischer Governance-Management-Aufgaben, einschließlich Unterstützung bei Vorstandssitzungen, Vorbereitung der Tagesordnung, Protokollführung, Nachverfolgung von Maßnahmen und Nachbereitung der Sitzungen.
• Unterstützung der Regionalmanager bei KOL- und Fakultätsmanagement-Aktivitäten, einschließlich Stakeholder-Engagement, Koordination von Meetings, Kommunikation und Dokumentation.
• Verwaltung von Wahlen für regionale Vorstände, Länderräte und andere Governance-Gremien unter Einhaltung der AO-Wahlvorschriften und -prozesse.
• Unterstützung der Regionalmanager im Tagesgeschäft und Management kleiner, mittlerer und komplexer regionaler Projekte.
• Weitere Verantwortlichkeiten
• Koordination und Management von Governance-Initiativen, Ausschüssen, Länderräten und vorstandsbezogenen Aktivitäten in der MENA-Region.
• Unterstützung der jährlichen Geschäftsplanungszyklen und regionalen operativen Planungsprozesse.
• Vorbereitung, Überwachung und Nachverfolgung regionaler Budgets und Projektausgaben in Zusammenarbeit mit Regionalmanagern und Veranstaltungsverantwortlichen.
• Durchführung von Budgetabweichungsanalysen, Prognosen, finanzieller Überwachung und Berichterstattung zur Unterstützung effektiver Entscheidungsfindung.
• Entwicklung von Managementberichten, Dashboards, KPI-Tracking-Tools und Analysen der operativen Leistung.
• Koordination von gross angelegten internationalen Meetings, Bildungsveranstaltungen, Workshops, Governance-Meetings und hybriden Programmen, einschließlich Reise-, Unterkunfts-, Logistik-, Lieferantenmanagement und virtueller Teilnahme.
• Leitung von administrativen Prozessverbesserungen und Workflow-Automatisierungsinitiativen unter Verwendung von Microsoft Power Automate, Microsoft Forms und anderen digitalen Lösungen.
• Vorbereitung und Pflege von Projektdokumentationen, Zeitplänen, Risikoregister, Budgets, Stakeholder-Daten und Governance-Dokumentationen.
• Unterstützung strategischer Initiativen und Sonderprojekte im Einklang mit den Zielen der AO Foundation und der Region.

Verantwortlich für:

• Unterstützung der Regionalmanager bei Governance-Management-Aktivitäten.
• Verwaltung und erfolgreiche Durchführung von Wahlen, Nominierungen und Governance-Prozessen.
• Planung, Überwachung und Berichterstattung regionaler Budgets und Projektausgaben.
• Durchführung regionaler Projekte, Veranstaltungen und Governance-Initiativen innerhalb genehmigter Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards.
• Pflege genauer Projektdokumentationen, Finanzunterlagen, Protokolle, Berichte und Stakeholder-Kommunikationen.
• Kontinuierliche Verbesserung der operativen Prozesse und administrativen Effizienz durch digitale Lösungen und Automatisierung.

Bildungsanforderungen:

• Universitärer Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Finanzen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung.

Berufserfahrung:

• Nachweisliche Berufserfahrung in Betriebswirtschaft, Projektmanagement, Governance-Unterstützung, Betriebsmanagement oder Veranstaltungsmanagement (3-5 Jahre).
• Erfahrung in Budgetplanung, finanzieller Nachverfolgung, Prognosen und Berichterstattung.
• Erfahrung im Management von Governance-Strukturen, Vorständen, Ausschüssen, Wahlen oder mitgliederbasierten Organisationen.
• Erfahrung in der Koordination komplexer internationaler Projekte mit mehreren Stakeholdern und Regionen.
• Erfahrung im Veranstaltungs- und Meetingmanagement, einschließlich Bildungs- und Governance-Programmen.
• Erfahrung in Prozessverbesserung und Workflow-Automatisierung.

Schlüsselkompetenzen:

• Projektmanagement & Planung.
• Starke organisatorische und projektmanagementbezogene Fähigkeiten.
• Fähigkeit, Arbeitspläne zu priorisieren und mehrere Projekte gleichzeitig mit engen Fristen und wechselnden Prioritäten zu bewältigen.
• Projektplanung, -durchführung, Terminierung und Überwachung.
• Strategische Planung und operative Umsetzung.
• Risikobewertung, -minderung und Problembewältigung.
• Stakeholder-Management und bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
• Fließende schriftliche und mündliche Englischkenntnisse. Kenntnisse weiterer für die Region relevanter Sprachen sind von Vorteil.

Analytische Fähigkeiten:

• Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse, einschließlich Pivot-Tabellen, Power Query, Dashboards, fortgeschrittene Formeln und Berichterstattung.
• Datenanalyse und -interpretation.
• Entwicklung, Nachverfolgung und Berichterstattung von KPIs.
• Erstellung von Managementberichten und Leistungs-Dashboards.
• Finanz- und Betriebsberichterstattung.
• Digitale & Automatisierungsfähigkeiten
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Design und Automatisierung von Workflows mit Microsoft Power Automate.
• Verwaltung von Microsoft Forms und Prozessgestaltung.
• Prozessverbesserung und digitale Transformationsmentalität.
• Datenmanagement- und Reporting-Tools.