Mitarbeiter:in Administration, Events und Réception (m/w/d)

Über den Job

Mitten im grünen Rotmonten-Quartier, in Gehdistanz zur Universität St.Gallen und zum Stadtzentrum, liegt das Weiterbildungszentrum Holzweid – ein attraktiver Campus mit zwei Seminargebäuden und einem Gästehaus.

Die Universität St.Gallen nutzt die modernen Seminarräume für Weiterbildungsprogramme und andere Veranstaltungen. Auch externe Unternehmen können die Räume tage- oder wochenweise mieten.

Im HSG Alumni Haus, dem universitätseigenen Gästehaus, stehen den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern, Dozierenden, HSG-Angehörigen und Alumni 54 stilvolle Zimmer zur Verfügung.  Das Gästehaus bietet alles was man braucht, um nach einem langen und intensiven Tag die Batterien wieder aufzuladen. Die schöne Natur rund um das Zentrum lädt zum Sport und Entspannen ein.

• Einsätze an der Réception (Front Office), Annahme und Verarbeitung von Zimmerreservationen, Check-in/out der Gäste inklusive entsprechender Vor- und Nachbearbeitung von Informationen, was die Pre- und Afterstay Informationen angeht
• Allgemeine administrative Aufgaben wie z.B. Postverarbeitung, Kassenabschlüsse, Verkauf von Dienstleistungen, Bearbeiten von Fundgegenständen, Kontrollgänge im Zentrum, Büromaterialbewirtschaftung (Aufzählung nicht abschliessend)
• Aktive Teilnahme und Einbringung an Team- und Administrationssitzungen
• HSG Shop (Einkauf, Verkauf, Abrechnung)

• Allgemeine administrative Aufgaben wie z.B. Postverarbeitung, Kassenabschlüsse, Verkauf von Dienstleistungen, Bearbeiten von Fundgegenständen, Kontrollgänge im Zentrum, Büromaterialbewirtschaftung (Aufzählung nicht abschliessend)
• Planung und Koordination von Veranstaltungen, damit eine professionelle Durchführung gewährleistet ist
• Entlastung der Leiterin Administration und Reception in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Bei Bedarf Übernahme von anderen Aufgaben u.a. Projektarbeiten zugewiesen durch die Vorgesetzten und die Direktion. (Organisation Weihnachtsgeschenke, Kundenverblüffungsmassnahmen, Fotos für Print- und Digitalmedien verantwortlich, nicht abschliessend)
• Aktive Teilnahme und Einbringung an Team- und Administrationssitzungen. Einarbeitung neuer Administrations- und Réceptionsmitarbeiter

• Stellvertretende Assistenzfunktion Praxisbildner:in für Lernende Hotel- / Kommunikationsfachperson EFZ

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung im Hotelbereich
• Réceptionserfahrung (Hotelsoftware MEWS, Thynk oder andere Software) erwünscht
• Sehr gute Kenntnisse der MS 365 Produkte
• Bereitschaft zu Früh- und Spätschichten, Einsätzen an Wochenenden und an Feiertagen. Betreuung von Notfallanrufen (ausserhalb der Arbeitszeit) u.a. durch VüCH, Nachtportier, etc. Hohe Dienstleistungsbereitschaft und Kundenorientierung, Gepflegtes Erscheinungsbild und angenehme Umgangsformen

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."