Employé·e Administration, Événements et Réception (h/f/d)

À propos de cette offre

Au cœur du quartier verdoyant de Rotmonten, à distance de marche de l'Université de Saint-Gall et du centre-ville, se trouve le centre de formation continue Holzweid – un campus attrayant avec deux bâtiments de séminaires et une maison d'hôtes.

L'Université de Saint-Gall utilise les salles de séminaire modernes pour des programmes de formation continue et d'autres événements. Des entreprises externes peuvent également louer les salles à la journée ou à la semaine.

Dans la maison d'hôtes HSG Alumni, propriété de l'université, 54 chambres élégantes sont à la disposition des participants aux cours, des enseignants, des membres de la HSG et des anciens élèves. La maison d'hôtes offre tout ce dont on a besoin pour recharger ses batteries après une longue et intense journée. La belle nature autour du centre invite au sport et à la détente.

• Interventions à la réception (front office), prise en charge et traitement des réservations de chambres, check-in/out des clients incluant la préparation et le suivi des informations pré- et post-séjour
• Tâches administratives générales telles que traitement du courrier, clôtures de caisse, vente de services, gestion des objets trouvés, rondes de contrôle dans le centre, gestion du matériel de bureau (liste non exhaustive)
• Participation active et contribution aux réunions d'équipe et d'administration
• Boutique HSG (achats, ventes, facturation)

• Tâches administratives générales telles que traitement du courrier, clôtures de caisse, vente de services, gestion des objets trouvés, rondes de contrôle dans le centre, gestion du matériel de bureau (liste non exhaustive)
• Planification et coordination des événements afin d'assurer une exécution professionnelle
• Soutien à la responsable de l'administration et de la réception dans toutes les tâches administratives et organisationnelles
• Prise en charge, si nécessaire, d'autres tâches, notamment des projets assignés par les supérieurs et la direction (organisation des cadeaux de Noël, mesures de surprise client, responsable des photos pour les médias imprimés et numériques, liste non exhaustive)
• Participation active et contribution aux réunions d'équipe et d'administration. Formation des nouveaux collaborateurs en administration et réception

• Fonction d'assistant·e suppléant·e du formateur·rice pratique pour les apprentis en hôtellerie / communication CFC

• Au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le secteur hôtelier
• Expérience en réception (logiciel hôtelier MEWS, Thynk ou autre logiciel) souhaitée
• Très bonnes connaissances des produits MS 365
• Disponibilité pour les shifts matin et soir, interventions les week-ends et jours fériés. Gestion des appels d'urgence (en dehors des heures de travail) notamment via VüCH, veilleur de nuit, etc. Grande orientation service et client, présentation soignée et bonnes manières

"Un lieu qui crée du savoir" - En tant que l'une des principales universités économiques d'Europe, l'Université de Saint-Gall (HSG) s'engage dans la formation de plus de 10 000 étudiants et offre, en tant que l'un des plus grands employeurs de la région, un environnement attrayant et innovant pour environ 3 500 collaborateurs dans la recherche, l'enseignement, la formation continue et l'administration."