Verwaltungsassistent*in im Generalsekretariat

Das Generalsekretariat ist die zentrale Schaltstelle der universitären Verwaltung und gleichzeitig die Supportorganisation der Universitätsleitung. Es betreut die vom Rektor geleiteten universitären Gremien, ist Ansprechpartner für zahlreiche interne und externe Stellen und bearbeitet und koordiniert die Geschäfte des Rektors sowie der Vize-Rektorin.

Für unser Team von Verwaltungsassistenzen suchen wir Verstärkung.

Verwaltungsassistent*in im Generalsekretariat

In einem Team von insgesamt vier Verwaltungsassistenzen sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf ausgewählter Geschäfte und stehen mit verschiedenen Stellen innerhalb und ausserhalb der UZH in Kontakt. Sie sind insbesondere verantwortlich für folgende Aufgaben:

• Koordination der Wahlen in die gesamtuniversitären Kommissionen, Führen der Kommissionsblätter
• Begleitung der Wahlen der Standesdelegierten
• Mitarbeit im Kreditorenworkflow (materielle und formelle Prüfung und Belegfreigabe von Rechnungen in der Zuständigkeit des Generalsekretariats)

Daneben erledigen Sie allgemeine Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Empfang von Besuchen und Entgegennahme von Telefonaten. Zudem übernehmen Sie die Vertretung von Kolleginnen bei Abwesenheiten.

Für diese vielseitige Position suchen wir eine initiative, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit einer kaufmännischen Grundausbildung und einigen Jahren beruflicher Praxis, idealerweise im Hochschulbereich oder in der öffentlichen Verwaltung.

Sie zeichnen sich durch rasche Auffassungsgabe und eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise aus. Sie sind teamorientiert, arbeiten aber auch gerne und gut selbständig und behalten in hektischen Situationen Ruhe und Übersicht. Sie schreiben ein gepflegtes Deutsch und besitzen fundierte Kenntnisse im MS Office Bereich. Integrität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld und einen schönen und zentralen Arbeitsplatz, die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung sowie ein angenehmes und kollegiales Arbeitsklima. Diversität und Inklusion sind uns ein wichtiges Anliegen.

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Tel. 044 634 26 79