Office Manager:in (w/m/d) 60-100%

De Bord International

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  • Publication date:

    06 February 2024
  • Workload:

    60 – 100%
  • Contract type:

    Unlimited employment
  • Language:

    German (Fluent), English (Intermediate)
  • Place of work:

    Zürich

DE BORD INTERNATIONAL ist ein führendes Beratungsunternehmen im Bereich Executive Search. Als Gründungsmitglied des Partnerverbundes Lense & Lumen Advisory Group stehen wir ausserdem konstant und unabhängig im internationalen Erfahrungsaustausch auf dem Gebiet des Executive Search weltweit.
Für die erstklassige organisatorische und administrative Abwicklung unserer Mandate suchen wir eine:n

Office Manager:in (w/m/d) 60-100%

In dieser Funktion leiten Sie das Backoffice und verantworten die gesamte Bewirtschaftung aller internen Aufgaben sowie der Administration. Zudem unterstützen Sie unsere Berater bei Bearbeitung unserer Mandatsprojekte.
 
Wie Ihr Aufgabengebiet aussieht
  • Administrative und organisatorische Leitung des Backoffice und Führung der Backoffice Mitarbeitenden - Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs der Tätigkeiten des Unternehmens
  • Umfassende Unterstützung der Berater in sämtlichen Rekrutierungsprojekten
  • Verfassen und Redigieren von mandatsbezogenen Dokumenten sowie Erstellen allgemeiner Korrespondenz in Englisch und Deutsch
  • Verwaltung des internen CRM-Systems sowie der genutzten Projektmanagement-Tools
  • Laufende Weiterentwicklung und Verbesserung der internen administrativen und projektbezogenen Prozesse
  • Erstellung und laufende Aktualisierung von Content für unsere Website und Social Media
  • Empfang und Betreuung von Kandidaten:innen und Kunden:innen telefonisch wie in Person
  • Je nach Interesse und Erfahrung Übernahme weiterer Aufgaben in den Bereichen Research, Business Development, Finanzen oder Kommunikation
Was Sie mitbringen
  • Eine kaufmännische Grundausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position
  • Professionelles und gepflegtes Auftreten
  • Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Zuverlässigkeit
  • Eine ausgeprägte Dienstleistungshaltung und Qualitätssinn
  • Gute Anwendungskenntnisse für CRM sowie Microsoft Office Tools
  • Ein Auge für Details und eine genaue Arbeitsweise
  • Gutes Gespür für Arbeitsabläufe und Prioritäten
  • Hervorragende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
Das wird Ihnen geboten
  • Enge Zusammenarbeit mit unseren Beratern bei der Mandatsabwicklung und Einblick in die Betreuung und Begleitung von Kandidaten und internationalen Kunden
  • Einblick in den spannenden Arbeitsalltag einer internationalen Executive Search Boutique
  • Moderner Arbeitsplatz direkt bei der Universität Zürich mit Home-Office Möglichkeit
  • Abwechslungsreiche und selbständige Aufgaben mit der Möglichkeit, weitere Tätigkeiten zu übernehmen
Wenn Sie diese Herausforderung motiviert und Sie mit uns gemeinsam wachsen wollen, bitten wir Sie, uns Ihre Unterlagen per E-Mail an E-Mail schreiben zuzustellen, zuhanden von Sandra Vontobel, Managing Partner. Diskretion ist selbstverständlich.
 
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