Office Manager 50-80%

Office Manager 50-80%

Category: Finance/Administration/ Location: Baar/Zug, Switzerland/ 

Hauptaufgaben:

Organisation und Koordination

• Verantwortung Post Ein-/ und Ausgang und Organisation Kurierdienste und Beglaubigungen


• Verantwortung elektronische Dokumentenablage und Archivierung sowie Datenpflege im Betriebssystem


• Organisation der Besprechungsräume wie Termine, Konsumation und technische Anlagen sowie Videokonferenzen


• Verantwortung  für Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Einrichtungen und anderen Ressourcen sowie für Betriebsbereitschaft der Office-Infrastruktur

 

Kommunikation und Repräsentation

• Bedienung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache


• Empfang und Betreuung von Gästen


• Unterstützung bei spezifischen Marketingaktivitäten

 

Team- und Projektassistenz

• Assistenz Team-Mitglieder bei administrativen Tätigkeiten für Kunden, sowie Unterstützung interner Arbeitsprozesse


• Planung von externen Schulungen und Weiterbildungskursen sowie Organisation von Team-Events


• Projekt-Unterstützung intern und/oder kundenseitig

 

Fachliches Profil:

Für diese vielseitige Position suchen wir eine motivierte Persönlichkeit mit kaufmännischer Grundausbildung sowie mehrjähriger relevanter Berufserfahrung in der Administration in ähnlichem Umfeld (Treuhandgesellschaft, Anwaltskanzlei, Family Office).

Fließende, stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie hervorragende Englischkenntnisse (Geschäftssprache) sind Voraussetzung. Weitere Sprachen von Vorteil.

Sie beherrschen alle gängigen MS-Office Programme auf fortgeschrittenem Niveau.

Persönliches Profil:

Sie sind eine belastbare und äusserst flexible Persönlichkeit. Mit Ihrer gepflegten Erscheinung, den guten Umgangsformen, Ihren organisatorischen Fähigkeiten sowie einer hohen Dienstleistungsorientierung repräsentieren Sie als erste Anlaufstelle das Unternehmen nach aussen. Als Drehscheibe zwischen Kunden, Geschäftspartner und Team-Mitglieder liegt Ihnen ein reibungsloser Tagesablauf ebenso am Herzen wie eine gepflegte Office-Infrastruktur. Diskretion im Umgang mit Kunden ist für Sie höchstes Gut.

Weiter verfügen Sie über eine selbstständige, ergebnisorientierte und strukturierte Arbeitsweise. Ihre Aufgaben erfüllen Sie mit grossem Engagement und überzeugen durch Professionalität und hohem Qualitäts-Bewusstsein. Kommunikationsstärke, Durchsetzungsfähigkeit und hohe Kundenorientierung runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet, welches ein hohes Mass an Selbstständigkeit mit sich bringt. Wir bieten eine moderne Office-Infrastruktur, ein flexibles Arbeitsmodell (Jahresarbeitszeit), sowie Home-Office Möglichkeiten. Fachliche Weiterbildung wird im Unternehmen aktiv gefördert. Des weiteren bieten wir fünf Wochen bezahlte Ferien mit der Möglichkeit, auf Wunsch, weitere unbezahlte Urlaubstage zu beziehen.

Suchen Sie ein vielseitiges Arbeitsumfeld, in dem Sie sich weiterentwickeln und aktiv einbringen können? Schätzen Sie internationale Kundenkontakte, ein teamorientiertes Umfeld in einem dynamischen Beratungsunternehmens, wo Kundenorientiertheit gelebt wird und zukunftsorientierte Technologien die Beratungsdienstleistungen optimal unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Senden Sie uns noch heute Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen an: CSF Management AG, Christoph Arni, Human Resources,  Tel. +41 41 711 78 10, careers@csfmanagement.ch.