Administration & Office Management (m/w/d) - 80% - 100%

About the job

In dieser vielseitigen Position bist du die zentrale Drehscheibe unseres Büros. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft, behältst den Überblick und unterstützt verschiedene Teams im operativen Tagesgeschäft.

Dein Aufgabenbereich:

• Empfang und Kommunikation: Du bist erste Ansprechsperson am Telefon und per E-Mail. Du empfängst und betreust unsere Gäste und unterstützt bei der Organisation und Durchführung interner Meetings und Anlässe.
• Infrastrukturmanagement: Du stellst sicher, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert (Material, Meetingräume, Küche, Ordnung).
• Administration: Du verwaltest Adresslisten und interne Ablagesysteme und hältst Dokumente und Arbeitsanweisungen aktuell.
• Korrespondenz: Du erstellst stilsichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Rechnungs- und Spesenmanagement: Du überprüfst und bearbeitest Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen.
• Event- und Reiseorganisation: Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Anlässen sowie Mitarbeiterreisen.
• HR-Administration: Du unterstützt das Team bei administrativen HR-Prozessen.

Was Du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechenden Weiterbildungen.
• Erste Erfahrung im administrativen Umfeld, idealerweise mit Berührungspunkten im HR
• Freundliche und aufgestellte Persönlichkeit.
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Hohe Zuverlässigkeit und Qualitätsbewusstsein.
• Diskrete und zuverlässige Arbeitsweise.
• Bereitschaft, auch grundlegende Aufgaben mit Engagement und Präzision zu erledigen.
• Stilsicheres Deutsch.
• Fliessende Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich).
• Italienischkenntnisse von Vorteil.
• Vertrauensvolle, selbständige Persönlichkeit.
• Gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office 365).
• Sicherer Umgang mit Excel.

Was wir Dir bieten:

Abwechslungsreiches Arbeitsumfeld: Du arbeitest in einem dynamischen Team, dass kontinuierlich neue Aufgaben und Herausforderungen meistert.

Gute Erreichbarkeit: Du erreichst uns bequem mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder nutzt unsere kostenlosen Parkplatzkontingent.

Teamspirit: Du arbeitest in einem kleinen, offenen Team mit flachen Hierarchien

Nebst gratis Kaffee und gratis Snacks hast Du die Möglichkeit, dein Essen in unserer grossen Büroküche zuzubereiten oder dich in den zahlreichen Restaurants in der Umgebung zu verpflegen.

Wir bieten diese Stelle auch als Praktikumsstelle an.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.