Administration Spezialist:in im Grants Office (m/w/d)

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgeldern. Wir betreuen zudem die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und begleiten die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. Mai oder nach Vereinbarung eine engagierte und kommunikative Persönlichkeit.

In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office, führen das allgemeine Sekretariat vom Grants Office und unterstützen die Fachpersonen in folgenden Bereichen:

• Interne Koordination mit Schnittstellen zur finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Organisation von Informationsveranstaltungen, Trainings und Workshops
• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Qualitätssicherung, insb. Monitoring, Statistik und Reporting
• Unterstützung des Leitungsteams bei der Terminorganisation

• Sie bringen Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise im Hochschulumfeld
• Sie verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und gute MS-Office-Kenntnisse und haben Interesse, sich in weitere administrative Softwaresysteme einzuarbeiten
• Ein sicherer Umgang mit digitalen Tools; Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen ist dabei von Vorteil
• Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke und dienstleistungsorientiere Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Sie verfügen über organisatorisches Geschick, behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab

• Mitarbeit in einem engagierten und vielfältigen Team
• Abwechslungsreiche, selbstständige Arbeit
• Arbeitsplatz im Herzen eines innovativen Forschungsumfelds
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (PDF)
• Lebenslauf (PDF)
• Zeugnisse, einschliesslich Arbeitszeugnissen ehemaliger Arbeitgeber:innen (PDF)

Bitte informieren Sie sich vor ihrer Bewerbung auf unserer  Webseite  über das Grants Office und beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, warum Sie gerne Teil unseres Teams werden möchten.

Bewerbungen nehmen wir ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal entgegen. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Frédérique Amor, E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .