Academy & Operations Manager (m/w/d) – 70–100%

About the job

Wir sind days with us – Bei uns dreht sich alles um die Veränderung von Lern- und Arbeitswelten.

Mit unserem einzigartigen Vorgehen begleiten wir Unternehmen von der Vision bis zur Realisierung zukunftsfähiger Lern- und Arbeitswelten. Dabei entstehen Räume, in denen das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigt, Innovation entsteht und die Kultur eines Unternehmens spürbar wird.

Gleichzeitig haben wir selbst die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen, die unserem Verständnis einer zukunftsfähigen Unternehmung entsprechen. Mit anderen Worten: Wir reden nicht nur über New Work, sondern meinen es wirklich ernst. 

Dazu gehört ein inspirierendes Arbeitsumfeld, ganz viel Flexibilität, eine Führungskultur mit viel Vertrauen und einem Anreizsystem, das viel mehr kann.

Um unsere Academy weiterzuentwickeln und unsere Senior Projektleiter:innen noch schlagkräftiger zu machen, suchen wir eine aussergewöhnlich organisierte Persönlichkeit, die sowohl den Aufbau einer Bildungsplattform als auch die operative Unterstützung komplexer Projekte mit Begeisterung übernimmt.

Wir freuen uns schon jetzt auf Dich!

Welche spannenden Aufgaben darfst Du bei uns übernehmen?

DWU Academy – Aufbau & Betrieb: 

• Du übernimmst die operative und organisatorische Gesamtverantwortung für die DWU Academy. Du baust sie auf: von der Konzeption und Standardisierung von Schulungsformaten über die Entwicklung von Abläufen bis hin zur Kursorganisation
• Du koordinierst interne und externe Referent:innen, bist zentrale Anlaufstelle für Teilnehmende und pflegst Kursinhalte, Terminpläne und Anmeldesysteme
•  Du behältst die finanzielle Übersicht, unterstützt das Marketing bei der Vermarktung der Academy-Angebote und entwickelst gemeinsam mit der Geschäftsleitung das Angebotsportfolio kontinuierlich weiter – von neuen Formaten über Firmenpakete bis hin zu Partnerschaften mit Hochschulen 

 Unterstützung der Senior Projektleiter:innen: 

• Du arbeitest eng mit unseren Senior Projektleiter:innen zusammen und bist ihre rechte Hand in allem, was Organisation, Administration und Kommunikation betrifft
• Du pflegst die Projektdokumentation strukturiert und aktuell, führst das Fortschrittscontrolling und behältst Deadlines und offene Punkte im Blick
• Du bereitest Meetings vor und nach – Agenda, Unterlagen, Protokoll und Follow-up-Tracking gehören zu Deinem Standardrepertoire

 Präsentationen & Kommunikation: 

• Du erstellst und gestaltest professionelle Präsentationen für Kundenprojekte, Partnermeetings, interne Workshops und externe Events – visuell überzeugend und inhaltlich präzise
•  Du unterstützt bei der Aufbereitung von Offerten, Konzeptunterlagen und Entscheidungsvorlagen, sodass diese stets einen starken ersten Eindruck hinterlassen

• Du begleitest laufende Bauprojekte administrativ: Angebotsverwaltung, Submissions-Unterlagen, Vertragsverwaltung und Auftragsbestätigungen laufen bei Dir zusammen
• Du prüfst und koordinierst Rechnungen, erkennst Abweichungen und stellst sicher, dass kaufmännische Prozesse reibungslos und termingerecht ablaufen

Koordination & Schnittstelle: 

• Du fungierst als organisatorische Schnittstelle zwischen Senior Projektleiter:innen, internen Teams, Kund:innen und externen Partnern
•  Du erkennst, wo Informationen fehlen oder Abstimmungen nötig sind – und handelst selbstständig, bevor jemand danach fragen muss

Wieso ist days with us die perfekte Arbeitgeberin für Dich?

• Bei uns kannst Du von überall aus arbeiten und Deine Arbeitstage so gestalten, wie es für Dich am besten passt. 
• Weiterbildungen werden bei uns mit zwei zusätzlichen Urlaubstagen unterstützt
• Wir bieten eine überdurchschnittliche Vorsorgelösung, sodass Du im Alter bestens abgesichert bist
• Bei uns kannst Du mitgestalten. Um das Unternehmen langfristig erfolgreich zu machen, wird Deine Meinung gefordert und geschätzt. Dabei sind für uns flache Hierarchien nicht erwähnenswert, sondern selbstverständlich
• Du hast die Möglichkeit, mit der DWU Academy etwas Eigenes von Grund auf mitzugestalten und zu prägen 
• Ein Wir-Gefühl ist uns wichtig. Einmal im Monat gibt es ein gemeinsames Frühstück, um das Teamgefühl zu stärken und um den Wissensaustausch anhand verschiedener Formate zu fördern 
• Wenn Du im Büro bist, wirst Du mit gratis Kaffee und Tee versorgt
• Und nicht zu vergessen: Wir haben das coolste Büro in Zürich!

Du bist genau richtig bei uns, wenn..

• Du hochgradig organisiert und strukturiert bist und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst
• Du eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Event-/Projektmanagement, Kommunikation oder vergleichbar mitbringst
• Du Erfahrung in einer administrativen oder koordinativen Rolle in einem projektbasierten Umfeld hast 
• idealerweise in der Bau-, Architektur-, Design- oder Beratungsbranche
• Du Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Kursen oder Events mitbringst – idealerweise im Bildungs-, Beratungs- oder Designumfeld
• Du sicher mit digitalen Tools umgehst: MS Office (insbesondere PowerPoint auf hohem Niveau), Projektmanagement-Tools sowie idealerweise CRM- oder Eventmanagement-Tools
• Du klar und sicher kommunizierst – schriftlich wie mündlich auf Deutsch und Englisch. Französisch ist ein Plus 
• Du proaktiv arbeitest, Bedürfnisse antizipierst und selbstständig handelst, bevor jemand fragen muss
• Du ein Gespür für Zahlen und Erfahrung mit Kostenübersichten und Budgetführung mitbringst
• Du ein Gespür für Ästhetik und Qualität hast, das sich in Deinen Präsentationen und Unterlagen zeigt
• Du für zukunftsweisende Arbeitswelten brennst und Dich mit den Themen von days with us identifizierst

Klingt nach Dir?

Wir können es kaum erwarten, von Dir zu hören. Schicke uns Deine aussagekräftige Bewerbung und sei dabei gemeinsam mit uns die Arbeitswelten von morgen zu gestalten!

* Inklusivität und Vielfalt sind grundlegende Werte unserer Unternehmenskultur. Wir ermutigen daher ausdrücklich Bewerbungen von Personen unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer ethnischen Zugehörigkeit, ihrer Religion, ihrer sexuellen Orientierung, ihrem Alter oder ihrer Behinderung.