Service Coordination Specialist (m/w/d)

About the job

Der Service Coordination Specialist unterstützt den technischen Kundendienst und stellt eine zuverlässige administrative Abwicklung der Prozesse im Serviceinnendienst sicher. Zu den Schwerpunkten gehören die Bearbeitung von Kundenanfragen, Service- und Ersatzteilaufträgen, Serviceverträgen sowie die Fakturierung und Datenpflege. Die Funktion arbeitet eng mit Kunden, Servicetechnikern und internen Fachbereichen zusammen und trägt zu effizienten Abläufen und einer guten Datenqualität bei.

 Hauptaufgaben: 

• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Kundenanfragen sowie Unterstützung der Service-Hotline in deutscher und französischer Sprache

• Administrative Abwicklung von Serviceaufträgen einschließlich Fakturierung, Rechnungsversand, Gutschriften und Stornierungen

• Abrechnung von Fremddienstleistungen und weiteren servicerelevanten Leistungen

• Betreuung des Ersatzteilgeschäfts von der Angebotserstellung und Auftragserfassung bis zur Fakturierung und Retouren-Bearbeitung

• Verwaltung und Fakturierung von Serviceverträgen in Zusammenarbeit mit Kunden und internen Schnittstellen

• Durchführung und Überwachung von Material-, Nachschub- und Bestandsprozessen im SAP-System, einschließlich Materialrückgaben und Fahrzeuginventuren

Anforderungen: 

• Kaufmännische oder technische Grundausbildung beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Kundendienst, Serviceinnendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung, Fakturierung und Datenpflege
• Gute Anwenderkenntnisse in einem ERP-System, idealerweise SAP, sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Gute Deutschkenntnisse und ausreichende Französischkenntnisse für die telefonische und schriftliche Kundenbetreuung
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundlicher und serviceorientierter Umgang mit Kunden und internen Ansprechpartnern
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu bearbeiten und Prioritäten im Tagesgeschäft sinnvoll zu setzen
• Teamorientierung und Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Fachbereichen

• Bearbeitung und Koordination administrativer Service- und Systemprozesse sowie Klärung auftretender Unstimmigkeiten

• Pflege von Kunden-, Adress-, Equipment-, Stamm- und Bewegungsdaten

• Verwaltung servicerelevanter Dokumente, Zertifikate, Etiketten und Nachweise

• Sicherstellung der Stellvertretung in der Service-Disposition sowie Mitarbeit bei der kontinuierlichen Optimierung der administrativen Serviceprozesse