Teamassistenz (m/w/d)

About the job

Disney Research sucht eine hoch organisierte, proaktive und vielseitige Teamassistenz (m/w/d), um ein erstklassiges Forschungsteam in Zürich zu unterstützen. Diese verantwortungsvolle Rolle verbindet die Unterstützung leitender Führungskräfte mit operativer Verantwortung, die es dem Forschungsteam ermöglicht, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Sie sorgen dafür, dass sich unsere Forschenden auf Innovationen konzentrieren können, während Sie die logistischen und administrativen Abläufe steuern, die unsere Projekte am Laufen halten.

Die Rolle erfordert eine Büropräsenz von mindestens 4 Tagen pro Woche.

Zu deinen Aufgaben gehören im Wesentlichen:

Unterstützung der Führungsebene & Kalendermanagement

• Umfassendes Kalendermanagement, inkl. Priorisierung von Besprechungen und eigenständiger Lösung von Terminkonflikten.
• Agieren als proaktiver "Gatekeeper", Nachverfolgung kritischer Aufgaben (To-Dos) und Bereitstellung regelmässiger Erinnerungen, um die Einhaltung von Fristen sicherzustellen.
• Fungieren als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.

Besuchs- & Eventkoordination

• Organisation lückenloser Ablaufpläne für VIP-Besuche, Gastwissenschaftler und Partner.
• Verwaltung aller logistischen Arrangements, einschliesslich Fahrdiensten, Hotelbuchungen, Restaurantreservierungen und Catering für Veranstaltungen.

Betrieb & Logistik

• Verwaltung des On- und Offboardings von Mitarbeitenden.
• Verantwortung und Steuerung administrativer Arbeitsabläufe zur Unterstützung des Laborbetriebs, einschliesslich Beschaffungsanfragen für spezialisierte Ausrüstung und Forschungskomponenten.
• Operative Unterstützung beim internationalen Versand von Robotern, Prototypen und sensiblen Forschungsmaterialien unter Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften (Compliance), Genauigkeit und Lieferfristen in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Anbietern.

Finanzadministration

• Verwaltung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Bestellungen und Rechnungen unter Sicherstellung von Genauigkeit und Einhaltung der Richtlinien.

Reisemanagement

• Planung und Buchung komplexer in- und ausländischer Reisen für das Forschungsteam, einschliesslich Flügen, Visa und Unterkünften.

Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten

• Erfahrung: Nachweisliche Erfahrung als Executive Assistant, im Office Management oder in der Projektkoordination (idealerweise in einem Technologie- oder Forschungsumfeld).
• Organisation: Aussergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit der Kompetenz, mehrere Aufgaben mit hoher Priorität gleichzeitig zu bewältigen.
• Kommunikation: Fliessend in Englisch (erforderlich); verhandlungssicher in Deutsch.
• Vertrautheit mit Schweizer Geschäftspraktiken.
• Technisches Verständnis: Sicherer Umgang mit Beschaffungssystemen, Standard-Bürosoftware und modernen Projektmanagement-Tools.
• Proaktive Denkweise: Eine "keine Aufgabe ist zu gross oder zu klein"-Einstellung mit der Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren, bevor sie entstehen.