Office Manager:in am Institut für Intelligente, Interaktive Systeme - SIPLAB (m/w/d)

Das Departement Informatik (D-INFK) zählt zu den 16 renommierten Departementen der ETH Zürich. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppe SIPLAB suchen wir per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung eine:n versierte:n Office Manager:in. In dieser interessanten Rolle unterstützen Sie Prof. Christian Holz und die Mitarbeitenden der Forschungsgruppe bei allen administrativen Belangen des Labs. Zudem arbeiten Sie eng mit anderen Forschungslabors des Departements, diversen Abteilungen der ETH Zürich sowie internationalen Forschungspartnern zusammen.

Diese Position ist unbefristet und wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.

Finanz- und Projektmanagement:

• Verantwortung für die Budgetplanung, Budgetführung und Abrechnung der Basisfinanzierung und von Projektbudgets
• Spesen- und Kreditkartenabrechnungen sowie das Kreditoren- und Debitorenwesen
• Unterstützung bei Vertragsabwicklungen und Projektanträgen

Personalwesen:

• Organisieren der Ein- und Austritte der Mitarbeitenden der Forschungsgruppe inkl. Onboarding
• Beratung und Support der Mitarbeitenden in allen administrativen Belangen während der Anstellungsdauer
• Koordination der Prozesse in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
• Verantwortung für das Gästemanagement und Mobilitäts-Projekt-Studierende

Organisation, Koordination, Kommunikation:

• Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Geldgebern und internen sowie externen Stakeholdern
• Organisieren von Workshops und Sitzungen
• Verwaltung der Schlüssel der Forschungsgruppe
• Unterstützung in relevanten ETH-weiten Belangen und 
• Überwachung der Einhaltung compliance-relevanter Themen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich sowie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Selbständige, dienstleistungsorientierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Zahlen
• Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
• Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld

• Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem internationalen, jungen und dynamischen Team
• Sie werden Teil eines aktiven Netzwerks, mit engagierten und unterstützenden Kolleg:innen in vergleichbaren Positionen
• Zugang zu internen Einführungskursen für administrative Mitarbeitende sowie ein umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Zahlreiche Vergünstigungen , diverse Mensen, Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung,  attraktive Vorsorgeleistungen
• Flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit für Homeoffice nach Absprache
• Moderner, gut eingerichteter Arbeitsplatz an zentraler Lage Nähe Zürich Hauptbahnhof

Ihr Job mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zum positiven Wandel der Gesellschaft beiträgt. Wir setzen uns aktiv für eine nachhaltige und klimaneutrale Hochschule ein.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• CV
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Frau Fiorella Meyer, Tel. 044 632 82 09 / E-Mail: E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .