Assistant de direction H/F

About the job

Rattaché(e) au Directeur de l’Agence Suisse, et en relation directe avec les services fonctionnels et opérationnels, vous êtes chargé(e) de les soutenir dans la gestion et l’organisation administrative de leurs activités. Polyvalent(e), il/elle prend en charge des missions très variées.

Production :

• Gestion de la charge du secrétariat administratif de production
• Contrôle de la boîte mail IM Projet Suisse et transfert aux personnes concernées
• Assure en cas de surcharge ou absence du Secrétariat de Production, le rôle de Secrétaire de Production

Gestion Administrative :

• Saisie/révisions des propositions sur notre outil de gestion
• Mise à jour mensuelle des tableaux de chiffre d’affaires avant réunion de production (probabilité, ventilation…)
• Saisie des comptes-rendus d’activité et notes de frais
• Facturation : préparation de la facturation du mois, relances /récupération des fiches, renseignement du tableau récapitulatif de facturation, saisie des informations de facturation

Ressources Humaines :

• Organisation des agendas
• Édition hebdomadaire des demandes de congés et préparation de synthèses
• Saisie et mise à jour des CV

Commercial :

• Préparation des dossiers de candidatures/offres
• Saisie des informations
• Edition de plans d’actions commerciales
• Saisie et mise à jour des fiches missions
• Création/mise à jour des présentations commerciales
• Tenue à jour des tableaux de références clients

Logistique :

• Assure la gestion des fournisseurs pour les commandes spécifiques
• Gestion logistique de l’agence

Vous possédez une expérience solide dans le domaine de l’assistanat de direction et souhaitez développer vos compétences dans un poste varié. Vous maitrisez les outils bureautiques de base (Pack Office, outils collaboratifs, internet) et vous avez une aisance en communication orale et rédactionnelle (grammaire/orthographe). Votre nature organisée, dynamique et votre relationnel, seront les qualités fondamentales pour réussir dans ces fonctions.

Vous maîtrisez les outils bureautiques de base (Pack Office, outils collaboratifs, internet) et vous avez une aisance en communication orale et rédactionnelle (grammaire/orthographe). Votre nature organisée, dynamique et votre relationnel, seront les qualités fondamentales pour réussir dans ces fonctions.