Assistant.e Administratif.ve FR - EN - GE

Pour notre partenaire situé dans le canton de Genève, GI Life Sciences recherche un.e : Assistant.e Administratif.ve FR – EN – GE

Prise de poste : ASAP

Poste temporaire : 1 mois (possibilité de prolongation)

Votre mission :

En tant qu’Assistant.e Administratif.ve, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux départements Affaires Réglementaires, Pharmacovigilance et Affaires Publiques. Grâce à votre excellente maîtrise des processus administratifs, vous contribuez à la bonne gestion des activités liées à la préparation des documents contractuels, au suivi des achats et des factures, ainsi qu’à l’organisation des réunions internes et externes.

Vos responsabilités :

• Organiser les réunions locales et internationales (logistique, déplacements, hébergements, matériel…).
• Assister les responsables et leurs équipes dans la gestion des notes de frais.
• Tenir à jour les tableaux organisationnels (répartition, formations…).
• Gérer les fournitures de bureau.
• Appuyer l’administration des procédures dans les systèmes eDMS et LMS.
• Participer à l’élaboration et à la révision des budgets mensuels avec les responsables de département.
• Saisir les données dans les outils financiers.
• Créer les bons de commande, traiter les factures, assurer leur suivi et mise à jour dans Sage X3.
• Assurer le suivi des contrats avec le service juridique pour les départements concernés.
• Gérer les documents contractuels dans la base Conga : de la préparation à l’archivage.
• Coordonner les signatures électroniques via DocuSign, assurer la diffusion et le classement.

Votre profil :

• Diplôme d’employé(e) de commerce (CFC) et/ou d’assistant(e) de direction.
• Expérience de 3 à 5 ans minimum dans l’industrie pharmaceutique.
• Solide expérience en gestion budgétaire et contractuelle.
• Maîtrise des outils bureautiques (MS Office) et des systèmes de gestion électronique de données.
• Maîtrise professionnelle du français, de l’anglais et de l’allemand.
• Organisé.e, autonome et proactif.ve.