Leiter*in Administration (80–100 %)

About the job

In dieser Funktion stellen Sie stabile administrative Abläufe sicher, schaffen Übersicht über dokumenten- und prozessrelevante Themen und tragen wesentlich dazu bei, dass die Geschäftsleitung operativ entlastet wird. Sie wirken an der Weiterentwicklung interner Strukturen mit und übernehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensrolle an der Schnittstelle zwischen Administration, Recht und Finance.

Hauptaufgaben

● Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements

● Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung

● Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden

● Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen

● Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe

● Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung

● Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen

Profil

● Ausbildung zweitrangig – relevante Erfahrung ist entscheidend

● Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei:

• einer Behörde / einem Amt
• einem Notariat oder einer Anwaltskanzlei
• einer Bank (Backoffice / Kreditadministration)
• einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft

● Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement

● Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen

● Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting

● Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und Französisch auf Grundniveau

● Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools)

Arbeitsweise & Persönlichkeit

● Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

● Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgabenbereich

● Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo

● Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

● Belastbar, diskret und vertrauenswürdig

Rahmenbedingungen

● Unbefristete Festanstellung (80–100 %)

● Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice)

● Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung)

● Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

● Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive

● Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung