VR-Sekretär:in / Executive Assistant CEO (m/w/d)

Lenzburg

Key information

Publication date:14 January 2026
Workload:50 – 70%
Contract type:Permanent position
Language:German (Native language)
Place of work:Niederlenzer Kirchweg 4, 5600 Lenzburg

Gesundheitswesen sicher digitalisiert

Wir decken die ICT-Bedürfnisse der Schweizer Spitäler, Heime und Praxen ab, sodass sich diese voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Zur Unterstützung des Verwaltungsrates und CEO suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n VR-Sekretär:in / Executive Assistant CEO

Du bist eine strukturierte, diskrete und proaktive Persönlichkeit und fühlst dich wohl in einem Umfeld mit hoher Vertraulichkeit. In dieser Rolle bist du die zentrale organisatorische Stütze des Verwaltungsrates und stellst sicher, dass Sitzungen, Beschlüsse und die gesamte VR-Governance professionell vorbereitet, dokumentiert und nachbearbeitet werden. Ergänzend unterstützt du den CEO in ausgewählten Aufgaben im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Prioritäten, Termine und Pendenzen zuverlässig gesteuert sind.

Deine Aufgaben:

Verwaltungsrat (Schwerpunkt)

Führen des VR-Sekretariats inkl. Jahresplanung, Sitzungsplanung, Einladungsmanagement und Koordination sämtlicher VR-Sitzungen und GV

Erstellung und Pflege der Traktandenlisten in enger Abstimmung mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung

Sicherstellung eines professionellen VR-Sitzungsprozesses: Versand der Unterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen, Beschluss- und Entscheidverwaltung

Protokollierung von Verwaltungsratssitzungen (Deutsch) inkl. sauberer Nachbearbeitung, Freigabeprozess, Versand und Archivierung

Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation inkl. Beschlussregister, Sitzungsunterlagen, Governance-Dokumenten und Ablagestrukturen

Schnittstelle zu VR-Mitgliedern und externen Ansprechpartnern (administrativ-organisatorisch)

Sicherstellen von Terminen, Fristen und formalen Anforderungen im VR-Kontext

Geschäftsleitung (ergänzende Unterstützung)

Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Priorisierung und Pendenzenmanagement

Erstellung und Aufbereitung von Berichten und anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch (z.B. Monatsberichte, Management-Summaries)

Koordination von Aufgaben aus GL-Sitzungen inkl. Tracking von Pendenzen

Weitere Verantwortlichkeiten

Organisation interner und externer Sitzungen, Workshops, Seminare und Social Events mit internen sowie externen Teilnehmern

Planung und Organisation von Mitarbeiteranlässen und Teambuilding-Aktivitäten

Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner im Facility Management

Dein Profil:

Kaufmännische Grundausbildung und Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbar, inkl. Ausbildung/Weiterbildung im Umfeld VR-Sekretariat / Corporate Governance

Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in der Organisation von VR-Sitzungen, Protokollführung sowie in der Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen